Selección de Procesos para Automatizar

Selección de Procesos para Automatizar con RPA

La selección adecuada de procesos es el factor más crítico para el éxito de cualquier iniciativa de automatización RPA. Una mala selección puede resultar en proyectos fallidos, desperdicio de recursos y desconfianza en la tecnología. Esta guía te ayudará a identificar, evaluar y priorizar los procesos que generarán el mayor valor para tu organización.

¿Por qué es importante la selección de procesos?

La automatización robótica de procesos (RPA) no es una solución universal. Algunos procesos son candidatos ideales, mientras que otros pueden resultar en implementaciones costosas, frágiles y difíciles de mantener.

Impacto de una buena selección

ROI acelerado: Los procesos correctos pueden generar retorno en semanas, no meses
Adopción organizacional: Los éxitos tempranos crean momentum para más automatización
Aprendizaje efectivo: Los casos apropiados enseñan mejores prácticas al equipo
Confianza en RPA: Los resultados positivos generan apoyo ejecutivo y presupuesto

Consecuencias de una mala selección

Sobrecostos: Desarrollos complejos que exceden presupuestos iniciales
Robots frágiles: Automatizaciones que fallan frecuentemente y requieren mantenimiento constante
Pérdida de credibilidad: Stakeholders escépticos sobre el valor de RPA
Oportunidad perdida: Recursos invertidos en procesos de bajo impacto

Características de Procesos Ideales para RPA

Criterios fundamentales

Los mejores candidatos para automatización RPA comparten estas características:

1. Basados en reglas claras

El proceso debe seguir reglas determinísticas y documentadas, sin requerir interpretación subjetiva o juicio humano significativo.

Ejemplos buenos:

✅ Validar que un campo de formulario contenga formato de email válido
✅ Calcular descuentos basados en tabla de precios establecida
✅ Clasificar documentos según palabras clave predefinidas

Ejemplos malos:

❌ Evaluar la calidad de respuesta de un cliente
❌ Determinar si un diseño es “apropiado para la marca”
❌ Decidir si un caso requiere escalamiento urgente

2. Alta repetitividad

El proceso se ejecuta con frecuencia suficiente para justificar la inversión en automatización.

Umbrales recomendados:

Frecuencia	Prioridad	Justificación
Diaria (10+ veces/día)	Alta	ROI rápido, alto volumen de horas ahorradas
Semanal (20+ veces/semana)	Media-Alta	Buen balance entre frecuencia e impacto
Mensual (50+ veces/mes)	Media	Considerar duración del proceso
Trimestral o menos	Baja	Generalmente no justifica automatización completa

Ejemplo de cálculo:

Proceso: Generación de reportes de ventas
Frecuencia: 3 veces al día
Tiempo por ejecución: 25 minutos
Días laborables al año: 250

Tiempo anual = 3 × 25 min × 250 días = 18,750 minutos = 312.5 horas/año

3. Bajo nivel de excepciones

El proceso debe tener un flujo principal que cubre la mayoría de casos, con excepciones manejables.

Regla práctica:

Análisis de excepciones:

Tasa de excepciones	Evaluación	Acción recomendada
< 10%	Excelente	Candidato ideal para automatización
10-20%	Bueno	Automatizar con manejo robusto de excepciones
20-40%	Regular	Considerar estandarizar proceso antes de automatizar
> 40%	Pobre	Proceso muy variable, revisar antes de automatizar

4. Alto volumen de transacciones

Procesos con muchas transacciones individuales multiplican el beneficio de la automatización.

Ejemplo comparativo:

Proceso A: Generación de reporte consolidado

Frecuencia: 1 vez al día
Duración: 2 horas
Horas anuales: 500 horas

Proceso B: Validación de facturas

Frecuencia: 200 facturas al día
Duración: 3 minutos por factura
Horas anuales: 2,500 horas

5. Entradas digitales estructuradas

Los datos de entrada deben estar disponibles en formato digital y preferiblemente estructurado.

Escala de facilidad de automatización:

Tipo de entrada	Dificultad	Consideraciones
APIs estructuradas	Muy baja ⭐	Ideal para RPA
Archivos CSV/Excel	Baja ⭐⭐	Fácil de procesar
Aplicaciones web/desktop	Media ⭐⭐⭐	Requiere interacción UI
PDFs estructurados	Media-Alta ⭐⭐⭐⭐	Necesita extracción confiable
Emails con datos	Alta ⭐⭐⭐⭐	Requiere parseo inteligente
Documentos escaneados	Muy alta ⭐⭐⭐⭐⭐	Necesita OCR, puede ser frágil
Entrada física	Imposible ❌	No automatizable con RPA

6. Maduro y estable

El proceso debe ser estable, sin cambios frecuentes en reglas, sistemas o interfaces.

Checklist de estabilidad:

El proceso no ha cambiado significativamente en los últimos 6 meses
No hay proyectos planificados que afecten este proceso en los próximos 6 meses
Los sistemas involucrados no están en planes de reemplazo o actualización mayor
Las interfaces de usuario son estables (no cambian frecuentemente)
Las reglas de negocio están bien documentadas y consensuadas

7. Propenso a errores humanos

Procesos donde los errores manuales son costosos o frecuentes son candidatos prioritarios.

Tipos de errores comunes:

Errores de transcripción: Copiar datos incorrectamente entre sistemas
Errores de cálculo: Equivocaciones en fórmulas o sumas
Omisiones: Olvidar pasos o validaciones
Inconsistencias: Aplicar criterios de manera irregular
Errores de tiempo: Ejecutar tareas fuera del horario requerido

Ejemplo real: Conciliación bancaria

Situación:
- Proceso manual: 4% de tasa de error
- 500 transacciones al día
- Costo promedio por error: $150 (investigación + corrección)

Costo anual de errores = 500 × 4% × $150 × 250 días = $750,000

Después de automatización:
- Tasa de error: 0.1%
- Costo anual de errores: $18,750
- Ahorro anual: $731,250

Framework de Evaluación de Procesos

Modelo de puntuación

Utiliza este modelo para evaluar y comparar procesos candidatos:

Criterio	Peso	Puntuación (1-5)	Puntos ponderados
Basado en reglas	20%
Frecuencia/Volumen	20%
Ahorro de tiempo	15%
Estabilidad del proceso	15%
Complejidad técnica (inversa)	10%
Calidad de entradas	10%
Impacto en errores	10%
Total	100%

Escala de puntuación:

Puntos	Descripción	Acción
4.0 - 5.0	Candidato excelente	Priorizar para implementación inmediata
3.0 - 3.9	Candidato bueno	Incluir en roadmap de corto plazo
2.0 - 2.9	Candidato regular	Requiere mejoras antes de automatizar
< 2.0	Candidato pobre	No recomendar automatización

Ejemplo de evaluación: Proceso de onboarding de empleados

Proceso: Creación de cuentas y accesos para nuevos empleados

Criterio	Peso	Análisis	Puntuación	Ponderado
Basado en reglas	20%	Pasos claros: crear email, asignar grupos, provisionar software	5	1.0
Frecuencia/Volumen	20%	15 empleados nuevos por mes	3	0.6
Ahorro de tiempo	15%	3 horas por empleado = 45 horas/mes	4	0.6
Estabilidad	15%	Proceso estandarizado hace 2 años	5	0.75
Complejidad técnica	10%	Requiere integración con AD, G Suite, SAP	3	0.3
Calidad de entradas	10%	Formulario estructurado de RRHH	5	0.5
Impacto en errores	10%	Errores causan retrasos y problemas de acceso	4	0.4
Total	100%			4.15

Conclusión: Candidato excelente para automatización (4.15/5.0)

Cálculo de ROI y Beneficios

Componentes del ROI

El retorno de inversión en RPA debe considerar tanto beneficios tangibles como intangibles.

Beneficios tangibles

1. Ahorro de horas laborales

Fórmula básica:
Horas ahorradas anualmente = (Frecuencia anual) × (Tiempo por ejecución) × (% automatizado)

Valor monetario = (Horas ahorradas) × (Costo por hora del empleado)

Ejemplo:

Proceso: Procesamiento de órdenes de compra
Frecuencia: 50 órdenes por día
Tiempo manual: 12 minutos por orden
Días laborables: 250 al año
Salario del empleado: $25/hora (incluyendo beneficios)

Horas manuales anuales = 50 × 12 min × 250 días / 60 = 2,500 horas
Valor monetario = 2,500 horas × $25/hora = $62,500/año

2. Reducción de errores

Fórmula:
Ahorro por reducción de errores = (Errores evitados) × (Costo por error)

Errores evitados = (Volumen anual) × (Tasa de error manual - Tasa de error automatizada)

Ejemplo:

Volumen anual: 12,500 órdenes
Tasa de error manual: 3%
Tasa de error RPA: 0.2%
Costo promedio por error: $200 (reproceso + impacto cliente)

Errores evitados = 12,500 × (3% - 0.2%) = 350 errores
Ahorro = 350 × $200 = $70,000/año

3. Costos evitados

Horas extra: Eliminación de trabajo fuera de horario
Contrataciones diferidas: Crecimiento sin aumentar headcount proporcional
Penalidades: Reducción de multas por incumplimiento de SLA
Retrabajos: Menos tiempo corrigiendo errores

Costos de automatización

1. Costos de desarrollo

Costo de desarrollo = (Horas de desarrollo) × (Tarifa por hora) + Licencias

Componentes:
- Análisis y diseño del proceso
- Desarrollo del robot
- Testing y QA
- Documentación
- Capacitación

Ejemplo:

Horas de desarrollo: 80 horas
Tarifa interna: $75/hora
Licencias: $5,000/año

Costo inicial = 80 × $75 = $6,000
Costo total año 1 = $6,000 + $5,000 = $11,000

2. Costos de operación

Costos anuales recurrentes:
- Licencias de software RPA
- Infraestructura (servidores, VMs)
- Mantenimiento y soporte (10-20% del costo de desarrollo)
- Actualizaciones y mejoras

Ejemplo:

Licencias RPA: $5,000/año
Infraestructura: $1,200/año
Mantenimiento: $1,000/año (estimado 15% de $6,000)

Costo operativo anual = $7,200/año

Fórmula completa de ROI

ROI (%) = [(Beneficios totales - Costos totales) / Costos totales] × 100

Periodo de recuperación = Costo inicial / (Beneficios mensuales - Costos mensuales)

Ejemplo completo:

Beneficios anuales:
- Ahorro de horas: $62,500
- Reducción de errores: $70,000
- Eliminación horas extra: $15,000
Total beneficios: $147,500/año

Costos:
- Desarrollo (año 1): $6,000
- Operación anual: $7,200
Total costos año 1: $13,200
Total costos año 2+: $7,200/año

ROI año 1 = [($147,500 - $13,200) / $13,200] × 100 = 1,017%

Periodo de recuperación = $13,200 / ($147,500 / 12) = 1.07 meses

Plantilla de cálculo de ROI

Use esta tabla para calcular el ROI de sus procesos candidatos:

Concepto	Fórmula	Valor
Beneficios
Frecuencia anual	[transacciones/día] × [días/año]
Tiempo por transacción (min)	Medición actual
Horas anuales actuales	(Frecuencia × Tiempo) / 60
Costo por hora	Salario + beneficios
Ahorro de horas	Horas × Costo/hora
Errores manuales (%)	Medición histórica
Errores RPA (%)	Estimado 0.1-0.5%
Costo por error	Costo de corrección
Ahorro por errores	(Errores evitados) × Costo
Otros beneficios	Horas extra, penalidades, etc.
Total beneficios anuales	Suma de todos los beneficios
Costos
Horas de desarrollo	Estimación técnica
Tarifa por hora desarrollo	Costo interno o externo
Costo de desarrollo	Horas × Tarifa
Licencias anuales	Según proveedor RPA
Infraestructura anual	Servidores, VMs, etc.
Mantenimiento anual	10-20% desarrollo
Costos operativos anuales	Suma de costos recurrentes
Total costos año 1	Desarrollo + Operación
Cálculo de ROI
Beneficio neto año 1	Beneficios - Costos
ROI año 1 (%)	(Beneficio neto / Costos) × 100
Periodo recuperación (meses)	Costos / (Beneficios/12)

Métricas de Horas Automatizadas

Definición y medición

Las horas automatizadas son el tiempo que habría tomado realizar manualmente todas las ejecuciones del robot en un período determinado.

Fórmula:
Horas automatizadas = (Ejecuciones exitosas) × (Tiempo promedio manual por ejecución)

Dashboard de métricas

Ejemplo de dashboard mensual:

RESUMEN EJECUTIVO - MARZO 2025

Robot: Procesamiento de Facturas

┌─────────────────────────────────────────┐
│ HORAS AUTOMATIZADAS                     │
│ ████████████████████████░░░░ 425 horas  │
│ Meta mensual: 500 horas (85% alcanzado) │
└─────────────────────────────────────────┘

DETALLE DE EJECUCIONES:
- Total ejecuciones: 850
- Exitosas: 823 (96.8%)
- Con errores: 27 (3.2%)
- Tiempo manual por ejecución: 30 min

CÁLCULO:
Horas automatizadas = 823 × 0.5 hrs = 411.5 horas
Horas de intervención humana = 27 × 0.75 hrs = 20.25 horas
Horas netas ahorradas = 391.25 horas

VALOR ECONÓMICO:
Ahorro mensual = 391.25 hrs × $28/hr = $10,955
Ahorro anual proyectado = $131,460

Métricas complementarias

1. Tasa de éxito del robot

Tasa de éxito (%) = (Ejecuciones exitosas / Total ejecuciones) × 100

Benchmark:
- Excelente: > 95%
- Bueno: 90-95%
- Requiere atención: 85-90%
- Crítico: < 85%

2. Factor de aceleración

Factor de aceleración = Tiempo manual / Tiempo del robot

Ejemplo:
Tiempo manual: 30 minutos
Tiempo del robot: 3 minutos
Factor = 30 / 3 = 10x más rápido

3. Capacidad equivalente

Capacidad equivalente (FTE) = Horas automatizadas anuales / Horas laborales anuales

Ejemplo:
Horas automatizadas: 4,950 horas/año
Horas laborales: 1,980 horas/año (45 hrs/semana × 44 semanas)
FTE liberado = 4,950 / 1,980 = 2.5 FTE

4. Cumplimiento de SLA

Cumplimiento SLA (%) = (Transacciones dentro de SLA / Total transacciones) × 100

Ejemplo:
SLA: Procesar facturas dentro de 24 horas
Antes de RPA: 78% cumplimiento
Después de RPA: 99.2% cumplimiento
Mejora: +21.2 puntos porcentuales

Reducción de Errores y Mejora de Calidad

Tipos de errores eliminados por RPA

1. Errores de transcripción

Los robots copian datos con 100% de precisión entre sistemas.

Ejemplo: Ingreso de órdenes de compra

Situación manual:
- 200 órdenes por día
- 45 campos por orden
- Tasa de error: 0.5% (1 error cada 200 campos)
- Errores diarios = 200 × 45 × 0.5% = 45 errores

Con RPA:
- Tasa de error: 0% (solo errores en datos fuente)
- Errores eliminados: 45 por día = 11,250 por año

2. Errores de cálculo

Los robots ejecutan fórmulas perfectamente cada vez.

Ejemplo: Cálculo de comisiones de ventas

Errores manuales comunes:
- Aplicar tasa de comisión incorrecta
- Olvidar bonificaciones o penalizaciones
- Errores en sumas de múltiples líneas

Impacto:
- 5% de liquidaciones con errores
- Costo promedio de corrección: $120
- 200 vendedores × 12 meses = 2,400 liquidaciones/año
- Errores evitados: 2,400 × 5% = 120 errores
- Ahorro: 120 × $120 = $14,400/año

3. Errores de omisión

Los robots nunca olvidan pasos o validaciones.

Ejemplo: Proceso de cierre mensual

Checklist manual (30 pasos):
- Probabilidad de omitir ≥1 paso: 15%
- Costo de rectificar: 4 horas de trabajo + demoras

Con RPA:
- 100% de pasos ejecutados siempre
- 0% de omisiones
- Ahorro: 12 meses × 15% × 4 hrs × $35/hr = $302/año
  (más el valor de cumplir fechas límite consistentemente)

4. Errores de consistencia

Los robots aplican reglas idénticamente en todos los casos.

Ejemplo: Aprobación de créditos

Problema manual:
- Criterios aplicados inconsistentemente entre analistas
- Variación en interpretación de políticas
- Errores de juicio bajo presión

Con RPA:
- Reglas aplicadas consistentemente 100% del tiempo
- Auditoría completa de decisiones
- Reducción de riesgo crediticio

Medición de mejora de calidad

Marco de medición:

Métrica	Antes de RPA	Después de RPA	Mejora
Tasa de error (%)
Errores por 1,000 transacciones
Costo de corrección mensual ($)
Quejas de clientes relacionadas
Tiempo de corrección (hrs)
Reprocesos (%)
Cumplimiento de políticas (%)

Ejemplo real: Procesamiento de reembolsos

Métrica	Antes	Después	Mejora
Tasa de error	4.2%	0.3%	-92.9%
Errores por 1,000	42	3	-39 errores
Costo mensual correcciones	$8,400	$600	-$7,800
Quejas de clientes	15/mes	1/mes	-93.3%
Tiempo de corrección	45 min	10 min	-77.8%
Reembolsos duplicados	2.1%	0%	-100%
Cumplimiento políticas	87%	99.7%	+12.7 pts

Beneficios cualitativos

Además de métricas cuantificables, RPA genera beneficios de calidad importantes:

1. Cumplimiento y auditoría

Trazabilidad completa: Logs detallados de cada acción
Evidencia de cumplimiento: Prueba de que se siguieron todos los pasos
Auditorías simplificadas: Revisión automatizada de controles
Reducción de riesgo: Menor probabilidad de incumplimiento regulatorio

2. Experiencia del empleado

Eliminación de trabajo tedioso: Empleados liberados para trabajo significativo
Reducción de estrés: Menos presión por deadlines repetitivos
Mayor satisfacción: Tiempo para tareas que agregan valor
Desarrollo profesional: Oportunidades para aprender nuevas habilidades

3. Experiencia del cliente

Tiempos de respuesta predecibles: SLAs consistentes
Disponibilidad 24/7: Procesamiento fuera de horario laboral
Menos errores: Menos contactos de soporte por problemas
Comunicación proactiva: Notificaciones automáticas de estado

Criterios de Selección Detallados

Matriz de priorización

Combine múltiples factores para priorizar procesos:

MATRIZ DE IMPACTO VS ESFUERZO

Alto Impacto │
             │  [Rápidas Victorias]  │  [Proyectos Grandes]
             │         🏆            │         📊
             │  ────────────────────────────────────
Impacto      │   • Facturas         │  • ERP Migration
             │   • Onboarding       │  • Data Warehouse
             │   • Reportes         │  • Consolidación
             │  ────────────────────────────────────
Bajo Impacto │  [Tareas Fáciles]    │  [Evitar]
             │         ✓             │         ❌
             │   • Copiar archivos  │  • Personalización
             │   • Formato datos    │    extrema
             └──────────────────────┴─────────────────
                  Bajo Esfuerzo          Alto Esfuerzo

Estrategia de priorización:

Rápidas victorias (prioridad máxima): Alto impacto, bajo esfuerzo
- Implementar primero para generar momentum
- Demostrar valor rápidamente a stakeholders
- Ejemplos: procesamiento de facturas, generación de reportes estándar
Proyectos grandes (prioridad media): Alto impacto, alto esfuerzo
- Planificar para fases posteriores
- Dividir en componentes más pequeños si es posible
- Ejemplos: migración de datos, procesos end-to-end complejos
Tareas fáciles (prioridad baja): Bajo impacto, bajo esfuerzo
- Implementar como complemento a proyectos grandes
- Útil para entrenar al equipo
- Ejemplos: formateo de documentos, copiar archivos
Evitar (no priorizar): Bajo impacto, alto esfuerzo
- Generalmente no justifican la inversión
- Buscar alternativas o mejoras al proceso primero

Checklist de selección de procesos

Use este checklist para evaluar cada proceso candidato:

✅ Criterios técnicos

Reglas claras: ¿El proceso tiene reglas documentadas y determinísticas?
Entrada digital: ¿Los datos de entrada están disponibles digitalmente?
Sistemas accesibles: ¿Los sistemas involucrados son accesibles por RPA?
Sin AI compleja: ¿El proceso no requiere inteligencia artificial avanzada?
Bajo rate de cambio: ¿El proceso ha sido estable en los últimos 6 meses?
Interfaces estables: ¿Las UIs no cambian frecuentemente?

✅ Criterios de negocio

Alto volumen: ¿Se ejecuta al menos 20 veces por semana?
Duración significativa: ¿Toma al menos 10 minutos por ejecución?
Bajo rate de excepciones: ¿Menos del 20% requieren manejo especial?
Proceso maduro: ¿Está establecido hace al menos 6 meses?
Documentación: ¿Existe documentación del proceso o SME disponible?
Patrocinio: ¿Hay un sponsor de negocio comprometido?

✅ Criterios de valor

ROI positivo: ¿El ROI proyectado supera 200% en año 1?
Recuperación rápida: ¿El periodo de recuperación es menor a 12 meses?
Alto impacto: ¿Genera al menos 500 horas automatizadas por año?
Reducción de errores: ¿Los errores actuales tienen impacto significativo?
Mejora de SLA: ¿La automatización mejorará cumplimiento de SLA?
Escalabilidad: ¿El proceso está creciendo en volumen?

✅ Criterios de riesgo

Riesgo técnico bajo: ¿No depende de tecnologías experimentales?
Sin sistemas en reemplazo: ¿Los sistemas no están planificados para cambio?
Dependencias claras: ¿Las integraciones necesarias son conocidas?
Rollback posible: ¿Se puede volver al proceso manual si es necesario?
Impacto controlado: ¿Los errores del robot no son catastróficos?
Pruebas factibles: ¿Se puede probar exhaustivamente antes de producción?

Umbral de aprobación:

Muy recomendado: 20+ criterios cumplidos
Recomendado: 16-19 criterios cumplidos
Considerar con precaución: 12-15 criterios cumplidos
No recomendar: < 12 criterios cumplidos

Ejemplos Reales: Buenos vs Malos Candidatos

✅ Excelentes candidatos para RPA

Ejemplo 1: Procesamiento de facturas de proveedores

Descripción del proceso:

Recepción de 150-200 facturas diarias por email
Extracción de datos: proveedor, monto, fecha, número de factura
Validación contra órdenes de compra en SAP
Ingreso en sistema de cuentas por pagar
Enrutamiento para aprobación según montos

Por qué es excelente:

Criterio	Evaluación	Justificación
Basado en reglas	⭐⭐⭐⭐⭐	Reglas claras de validación y aprobación
Volumen	⭐⭐⭐⭐⭐	200 facturas × 250 días = 50,000/año
Tiempo	⭐⭐⭐⭐⭐	8-10 minutos por factura manual
Estabilidad	⭐⭐⭐⭐⭐	Proceso estable hace 3 años
Errores	⭐⭐⭐⭐⭐	5% tasa de error, alto impacto

Resultados esperados:

Horas automatizadas: 7,000 horas/año
ROI: 850% en año 1
Reducción errores: 95%
Payback: 1.5 meses

Ejemplo 2: Onboarding de empleados

Descripción del proceso:

Crear cuenta de email corporativo
Provisionar accesos a 12 sistemas diferentes
Asignar equipamiento
Enviar comunicaciones de bienvenida
Crear registro en sistema de RRHH

Por qué es excelente:

Alto impacto en experiencia: Primera impresión del empleado
Propenso a errores: Olvidar accesos causa frustración
Múltiples sistemas: 12 sistemas diferentes = alto potencial de automatización
Datos estructurados: Formulario de RRHH con toda la información
Tiempo crítico: Debe completarse antes del primer día

Resultados esperados:

Tiempo reducido de 4 horas a 15 minutos
100% de empleados con todos los accesos el día 1
Mejora significativa en satisfacción de nuevos empleados

Ejemplo 3: Generación de reportes regulatorios

Descripción del proceso:

Extracción de datos de 5 sistemas diferentes
Transformación según formato regulatorio
Validaciones de integridad y completitud
Generación de PDF con formato específico
Envío al regulador vía portal web

Por qué es excelente:

Alta consecuencia de errores: Multas regulatorias costosas
Ventana temporal crítica: Deadlines estrictos
Altamente repetitivo: Mismo proceso cada mes/trimestre
Trabajo nocturno: Frecuentemente requiere horas extra
Proceso tedioso: Baja satisfacción del empleado

Resultados esperados:

Eliminación de 40 horas extra mensuales
Reducción de riesgo de penalidades
Entrega consistente 2 días antes del deadline
Auditoría completa del proceso

❌ Malos candidatos para RPA

Ejemplo 1: Evaluación de calidad de contenido

Descripción del proceso:

Revisión de artículos de blog antes de publicación
Evaluación de tono, estilo y alineación con marca
Determinación si el contenido es “apropiado”
Aprobación o solicitud de cambios

Por qué es un mal candidato:

Requiere juicio subjetivo: No hay reglas claras para “calidad”
Alto componente creativo: Evaluación requiere criterio humano
Contexto complejo: Cada artículo requiere análisis único
Reglas cambiantes: Lo que es apropiado evoluciona con tendencias
Bajo volumen: Quizás 10-15 artículos por semana

Alternativa recomendada:

Mantener revisión humana
Usar herramientas de AI para asistir (gramática, SEO)
Estandarizar checklist de revisión

Ejemplo 2: Resolución de tickets de soporte complejos

Descripción del proceso:

Recepción de tickets de soporte técnico
Análisis del problema reportado
Investigación de causa raíz
Determinación de solución apropiada
Implementación de solución

Por qué es un mal candidato:

Alta variabilidad: Cada ticket es único
Requiere expertise técnico: Diagnóstico complejo
Toma de decisiones compleja: Múltiples factores a considerar
Interacción con cliente: Requiere empatía y comunicación
Evolución constante: Nuevos problemas constantemente

Qué SÍ se puede automatizar:

✅ Clasificación inicial de tickets (con ML)
✅ Enrutamiento a equipo correcto
✅ Respuestas automáticas a problemas comunes conocidos
✅ Escalamiento automático según SLA
❌ Resolución de problemas complejos únicos

Ejemplo 3: Negociación de contratos

Descripción del proceso:

Revisión de términos de contrato propuestos
Evaluación de riesgos legales y financieros
Negociación de términos con proveedores
Determinación de cuándo escalar a legal

Por qué es un mal candidato:

Negociación estratégica: Requiere intuición y experiencia
Alto riesgo: Errores pueden tener consecuencias costosas
Contexto único: Cada contrato tiene circunstancias únicas
Relaciones interpersonales: Building rapport es clave
Requiere expertise legal: Interpretación de lenguaje legal complejo

Qué SÍ se puede automatizar:

✅ Extracción de datos de contratos (fechas, montos, términos clave)
✅ Comparación con templates estándar
✅ Alertas de cláusulas de riesgo predefinidas
✅ Tracking de renovaciones y vencimientos
❌ Negociación y toma de decisiones estratégicas

Ejemplo 4: Proceso en desarrollo activo

Descripción del proceso:

Proceso de aprobación de gastos que está siendo rediseñado
Nuevo sistema financiero en implementación (próximos 3 meses)
Reglas de aprobación en revisión
Cambios en estructura organizacional afectando aprobadores

Por qué es un mal candidato:

Inestable: Cambios frecuentes requerirán rehacer la automatización
ROI incierto: Puede quedar obsoleto antes de recuperar inversión
Esfuerzo duplicado: Mejor esperar a que se estabilice el proceso
Riesgo de incompatibilidad: Nueva automatización puede no funcionar con nuevo sistema

Cuándo reconsiderar:

✅ 6 meses después de implementación de nuevo sistema
✅ Cuando reglas de negocio estén finalizadas y documentadas
✅ Cuando estructura organizacional sea estable

🤔 Candidatos que requieren análisis adicional

Ejemplo: Clasificación de documentos legales

Descripción del proceso:

Revisión de contratos y documentos legales entrantes
Clasificación por tipo: NDA, contrato de servicio, MSA, etc.
Extracción de fechas clave y términos
Almacenamiento en repositorio apropiado

Análisis:

Factores favorables:

Alto volumen (50+ documentos por día)
Tipos de documento limitados (15 categorías)
Formato relativamente estándar

Factores desafiantes:

Documentos tienen variación en formato
Requiere comprensión de lenguaje legal
Algunos casos ambiguos requieren interpretación

Recomendación:

✅ Implementar con enfoque híbrido:
- RPA + Machine Learning para clasificación inicial
- Humano revisa casos con confianza < 80%
- Retroalimentación mejora modelo con el tiempo
Comenzar con subset de categorías más claras
Expandir gradualmente según precisión

ROI esperado:

Automatización del 70-80% de casos
Reducción de tiempo de 50%
Período de recuperación: 6-8 meses

Priorización de Iniciativas de Automatización

Roadmap de automatización

Fase 1: Rápidas victorias (Meses 1-3)

Objetivo: Demostrar valor, generar confianza, aprender

Criterios de selección:

ROI > 500%
Periodo de recuperación < 3 meses
Riesgo técnico bajo
Complejidad baja-media
Alto impacto visible

Procesos típicos:

Generación de reportes estándar
Procesamiento de facturas simples
Extracción y consolidación de datos
Notificaciones y alertas automáticas

Ejemplo de roadmap Fase 1:

Proyecto	Esfuerzo (días)	ROI	Inicio	Fin
Reporte ventas diario	5	800%	Sem 1	Sem 2
Procesamiento facturas simples	10	650%	Sem 3	Sem 5
Onboarding empleados	8	450%	Sem 6	Sem 8
Consolidación inventario	7	520%	Sem 9	Sem 11

Entregables Fase 1:

4 procesos automatizados en producción
2,000+ horas automatizadas
Documentación de lecciones aprendidas
Caso de negocio para Fase 2

Fase 2: Procesos de impacto medio (Meses 4-9)

Objetivo: Expandir alcance, automatizar procesos más complejos

Criterios de selección:

ROI > 300%
Complejidad media
Requieren integración entre sistemas
Mayor duración de implementación

Procesos típicos:

Conciliaciones bancarias
Procesos de cierre mensual
Gestión de órdenes de compra completas
Reportes regulatorios

Ejemplo de roadmap Fase 2:

Proyecto	Esfuerzo (días)	ROI	Dependencias
Conciliación bancaria	20	420%	Acceso API bancaria
Cierre mensual contable	25	380%	Documentación procesos
Gestión órdenes compra	30	450%	Integración SAP
Reporte regulatorio	15	320%	Acceso sistemas compliance

Fase 3: Transformación de procesos (Meses 10-18)

Objetivo: Automatizar procesos end-to-end, transformación digital

Criterios de selección:

ROI > 200%
Alto impacto estratégico
Procesos complejos o end-to-end
Pueden requerir rediseño de proceso

Procesos típicos:

Procesos de cotización a cobro completo
Procesos de compra completo (solicitud → pago)
Gestión de ciclo de vida de cliente
Procesos de auditoría

Ejemplo de roadmap Fase 3:

Iniciativa	Alcance	Duración	Impacto
Quote-to-Cash automation	Cotización → Factura → Cobro	4 meses	8,500 hrs/año
Procure-to-Pay completo	Requisición → PO → Recepción → Pago	5 meses	6,200 hrs/año
Customer onboarding end-to-end	Lead → Cliente → Activación	3 meses	4,800 hrs/año

Modelo de scoring para priorización

Use este modelo para comparar y priorizar múltiples procesos candidatos:

PUNTUACIÓN TOTAL = (Beneficio × 40%) + (Facilidad × 30%) + (Riesgo × 20%) + (Estratégico × 10%)

1. Beneficio (peso: 40%)

Factor	Puntos	Criterio
Horas automatizadas	0-25	< 500 hrs (0) … > 5,000 hrs (25)
ROI proyectado	0-25	< 200% (0) … > 800% (25)
Reducción de errores	0-20	< 20% (0) … > 80% (20)
Mejora de SLA	0-15	Sin impacto (0) … Mejora > 50% (15)
Escalabilidad	0-15	No crece (0) … Crecimiento 20%+ anual (15)
Subtotal Beneficio	0-100

2. Facilidad (peso: 30%)

Factor	Puntos	Criterio
Complejidad técnica	0-30	Muy compleja (0) … Muy simple (30)
Disponibilidad de datos	0-25	Difícil acceso (0) … APIs disponibles (25)
Documentación proceso	0-20	No documentado (0) … Bien documentado (20)
Disponibilidad SME	0-15	No disponible (0) … Altamente disponible (15)
Tiempo de implementación	0-10	> 3 meses (0) … < 2 semanas (10)
Subtotal Facilidad	0-100

3. Riesgo (peso: 20%)

Factor	Puntos	Criterio
Estabilidad del proceso	0-30	Muy inestable (0) … Muy estable (30)
Impacto de errores	0-25	Catastrófico (0) … Bajo (25)
Dependencias técnicas	0-20	Muchas (0) … Pocas (20)
Cambios planificados	0-15	Cambios próximos (0) … Sin cambios (15)
Complejidad de rollback	0-10	Difícil (0) … Fácil (10)
Subtotal Riesgo	0-100

4. Valor estratégico (peso: 10%)

Factor	Puntos	Criterio
Alineación estratégica	0-35	Baja (0) … Alta (35)
Visibilidad ejecutiva	0-25	Baja (0) … Alta (25)
Impacto en cliente	0-20	Sin impacto (0) … Alto impacto (20)
Capacidad de aprendizaje	0-20	Baja (0) … Alta (20)
Subtotal Estratégico	0-100

Ejemplo de comparación de procesos

Procesos candidatos evaluados:

Proceso	Beneficio (40%)	Facilidad (30%)	Riesgo (20%)	Estratégico (10%)	Total	Prioridad
Facturas proveedores	88 × 0.4 = 35.2	75 × 0.3 = 22.5	85 × 0.2 = 17.0	70 × 0.1 = 7.0	81.7	1
Onboarding empleados	75 × 0.4 = 30.0	82 × 0.3 = 24.6	90 × 0.2 = 18.0	85 × 0.1 = 8.5	81.1	2
Reportes regulatorios	82 × 0.4 = 32.8	65 × 0.3 = 19.5	75 × 0.2 = 15.0	90 × 0.1 = 9.0	76.3	3
Conciliación bancaria	85 × 0.4 = 34.0	58 × 0.3 = 17.4	70 × 0.2 = 14.0	65 × 0.1 = 6.5	71.9	4
Gestión de inventario	70 × 0.4 = 28.0	70 × 0.3 = 21.0	65 × 0.2 = 13.0	60 × 0.1 = 6.0	68.0	5
Clasificación contratos	65 × 0.4 = 26.0	48 × 0.3 = 14.4	55 × 0.2 = 11.0	70 × 0.1 = 7.0	58.4	6

Recomendación de implementación:

Q1: Facturas proveedores + Onboarding empleados
Q2: Reportes regulatorios + Conciliación bancaria
Q3: Gestión de inventario
Q4: Clasificación contratos (si riesgo se reduce)

Métricas de Éxito y KPIs

Dashboard ejecutivo de RPA

Métricas principales a reportar mensualmente:

1. Métricas de producción

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ ROBOTS EN PRODUCCIÓN                                │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Total de robots activos: 12                         │
│ Nuevos este mes: 2                                  │
│ En desarrollo: 3                                    │
│ Planificados (próximos 3 meses): 5                  │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

2. Métricas de volumen

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ EJECUCIONES Y TRANSACCIONES                         │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Ejecuciones totales mes: 8,450                      │
│ Transacciones procesadas: 45,230                    │
│ Tasa de éxito: 96.8%                                │
│ Uptime promedio: 99.2%                              │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

3. Métricas de ahorro

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ HORAS AUTOMATIZADAS                                 │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Este mes: 3,245 horas                               │
│ Año a la fecha: 28,920 horas                        │
│ FTE equivalente: 14.6                               │
│ Valor monetario YTD: $867,600                       │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

4. Métricas de calidad

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ CALIDAD Y ERRORES                                   │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Reducción promedio de errores: 87%                  │
│ Errores evitados este mes: 1,240                    │
│ Valor de errores evitados: $186,000                 │
│ Cumplimiento de SLA: 98.5%                          │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

5. Métricas financieras

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ ROI Y VALOR FINANCIERO                              │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Inversión total a la fecha: $245,000                │
│ Beneficios totales YTD: $1,053,600                  │
│ ROI acumulado: 330%                                 │
│ Beneficio neto: $808,600                            │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

KPIs por nivel organizacional

KPIs para ejecutivos (C-level)

Enfoque en valor estratégico y financiero:

KPI	Objetivo	Actual	Tendencia
ROI del programa RPA	> 300%	330%	↗
FTE liberado	15 FTE	14.6 FTE	→
Ahorro anual proyectado	$1.2M	$1.26M	↗
Time-to-value promedio	< 3 meses	2.1 meses	↗
Satisfacción de stakeholders	> 4.0/5.0	4.3/5.0	→

KPIs para gerentes de operaciones

Enfoque en eficiencia operacional:

KPI	Objetivo	Actual
Horas automatizadas mensuales	3,000 hrs	3,245 hrs
Reducción de errores	> 80%	87%
Cumplimiento de SLA	> 95%	98.5%
Procesos automatizados	15	12
Tiempo de procesamiento reducido	> 70%	78%

KPIs para equipo técnico de RPA

Enfoque en calidad y estabilidad técnica:

KPI	Objetivo	Actual
Tasa de éxito de ejecución	> 95%	96.8%
Uptime de robots	> 99%	99.2%
Tiempo de resolución de incidentes	< 4 hrs	2.8 hrs
Velocidad de desarrollo	40 hrs/robot	38 hrs/robot
Cobertura de testing	> 85%	92%
Documentación completitud	100%	100%

Reportes recomendados

Reporte semanal operacional

Audiencia: Equipo de RPA y gerentes de operaciones

Contenido:

Ejecuciones y transacciones de la semana
Incidentes y resoluciones
Cambios implementados
Próximos mantenimientos planificados

Reporte mensual ejecutivo

Audiencia: Dirección y stakeholders

Contenido:

Resumen de horas automatizadas y valor generado
Nuevos robots implementados
ROI y beneficios acumulados
Roadmap próximos 3 meses
Casos de éxito destacados

Reporte trimestral estratégico

Audiencia: C-level y junta directiva

Contenido:

Impacto estratégico del programa RPA
ROI y justificación de inversión continua
Comparación con objetivos anuales
Tendencias y proyecciones
Recomendaciones para expansión

Mejores Prácticas en Selección de Procesos

1. Involucrar a los stakeholders correctos

Stakeholders esenciales:

Process owner: Responsable del proceso actual
End users: Quienes ejecutan el proceso diariamente
IT/Sistemas: Propietarios de sistemas involucrados
Sponsor ejecutivo: Líder con autoridad y presupuesto
Compliance/Legal: Si hay implicaciones regulatorias

2. Realizar prueba de concepto (PoC)

Para procesos con incertidumbre técnica, realizar PoC antes de desarrollo completo:

Duración PoC: 1-2 semanas Alcance: Automatizar subset representativo (20-30% del proceso) Criterios de éxito:

✅ Tasa de éxito > 90% en PoC
✅ Integración técnica factible
✅ Tiempo de desarrollo dentro de estimación
✅ Stakeholders satisfechos con resultado

3. Documentar antes de automatizar

Antes de iniciar desarrollo:

Documentar el proceso actual (AS-IS)
- Crear diagrama de flujo detallado
- Documentar reglas de negocio
- Identificar variaciones y excepciones
- Medir métricas baseline (tiempo, errores, etc.)
Diseñar el proceso optimizado (TO-BE)
- Eliminar pasos innecesarios
- Estandarizar variaciones donde sea posible
- Optimizar antes de automatizar
- Definir manejo de excepciones
Validar con stakeholders
- Confirmar que TO-BE refleja mejor práctica
- Obtener aprobación de cambios
- Alinear expectativas de resultados

4. Comenzar pequeño, escalar rápido

Enfoque recomendado:

Fase 1: Piloto (1-2 robots)
    ↓
Fase 2: Validación (3-5 robots)
    ↓
Fase 3: Expansión (10-20 robots)
    ↓
Fase 4: Escala (programa enterprise)

Evitar el error de intentar escalar sin validar primero el modelo operativo.

5. Establecer gobernanza desde el inicio

Elementos de gobernanza:

Proceso de selección: Quién aprueba qué procesos se automatizan
Estándares técnicos: Convenciones de desarrollo, testing, documentación
Gestión de cambios: Proceso para modificar robots existentes
Gestión de incidentes: Cómo se manejan errores y caídas
Revisiones de calidad: Auditorías de código y mejores prácticas

6. Medir constantemente

Métricas a rastrear por robot:

Ejecuciones y transacciones
Tasa de éxito
Horas automatizadas
Tiempo de ejecución
Errores y tipos de error
Intervención humana requerida
Disponibilidad/uptime

Revisión mensual:

¿El robot está generando el valor proyectado?
¿La tasa de éxito es aceptable?
¿Hay oportunidades de optimización?
¿Se debe expandir o ajustar el alcance?

7. Planificar para el cambio

Los procesos y sistemas evolucionan. Planificar para cambios:

Documentación detallada: Facilita actualizaciones futuras
Diseño modular: Componentes reutilizables y fáciles de modificar
Monitoreo proactivo: Detectar cambios en sistemas antes que fallen robots
Presupuesto de mantenimiento: Reservar 15-20% del tiempo para mantenimiento

Plantillas y Herramientas

Plantilla de evaluación de proceso

# EVALUACIÓN DE PROCESO PARA RPA

## Información Básica
- **Nombre del proceso**: ___________________________________
- **Departamento/Área**: ___________________________________
- **Process Owner**: ___________________________________
- **Fecha de evaluación**: ___________________________________
- **Evaluador**: ___________________________________

## Descripción del Proceso
[Descripción breve del proceso en 2-3 párrafos]

### Pasos principales:
1.
2.
3.
4.
5.

### Sistemas involucrados:
-
-
-

## Métricas Actuales
- **Frecuencia**: _______ veces por [día/semana/mes]
- **Tiempo por ejecución**: _______ minutos
- **Total horas anuales**: _______ horas
- **Personas involucradas**: _______
- **Costo por hora**: $_______ /hora
- **Costo anual total**: $_______

### Errores y calidad
- **Tasa de error actual**: _______%
- **Errores por mes**: _______
- **Costo promedio por error**: $_______
- **Costo mensual de errores**: $_______

## Evaluación de Criterios

### Basado en reglas (1-5): _____
Comentarios: ___________________________________

### Repetitividad/Volumen (1-5): _____
Comentarios: ___________________________________

### Estabilidad del proceso (1-5): _____
Comentarios: ___________________________________

### Calidad de datos entrada (1-5): _____
Comentarios: ___________________________________

### Complejidad técnica (1-5): _____
[5 = muy simple, 1 = muy complejo]
Comentarios: ___________________________________

### Tasa de excepciones (1-5): _____
[5 = <10% excepciones, 1 = >40% excepciones]
Comentarios: ___________________________________

**Puntuación total**: _____ / 30

## Proyección de ROI

### Beneficios proyectados
- Horas automatizadas anualmente: _______ hrs
- Valor de ahorro de horas: $_______
- Reducción de errores proyectada: _______%
- Valor de reducción de errores: $_______
- Otros beneficios: $_______
- **Total beneficios anuales**: $_______

### Costos proyectados
- Esfuerzo de desarrollo estimado: _______ días
- Costo de desarrollo: $_______
- Licencias anuales: $_______
- Costos operativos anuales: $_______
- **Total costos año 1**: $_______
- **Total costos anuales recurrentes**: $_______

### Cálculo de ROI
- **ROI año 1**: _______%
- **Periodo de recuperación**: _______ meses

## Riesgos y Consideraciones

### Riesgos técnicos:
-
-

### Riesgos de negocio:
-
-

### Dependencias:
-
-

### Cambios planificados:
-
-

## Recomendación

[ ] **Altamente recomendado** - Implementar inmediatamente
[ ] **Recomendado** - Incluir en roadmap de corto plazo
[ ] **Considerar** - Requiere mitigación de riesgos o mejoras al proceso
[ ] **No recomendar** - No es candidato apropiado para RPA

### Justificación:
___________________________________
___________________________________
___________________________________

### Próximos pasos:
1.
2.
3.

---
**Aprobaciones:**
- Process Owner: _________________ Fecha: _______
- Sponsor Ejecutivo: _________________ Fecha: _______
- Líder RPA: _________________ Fecha: _______

Calculadora de ROI en Excel

Estructura recomendada:

Hoja 1: Entradas
- Nombre del proceso
- Frecuencia (por día/semana/mes)
- Tiempo manual por ejecución
- Costo por hora empleado
- Tasa de error actual
- Costo por error
- Días laborables al año

Hoja 2: Beneficios
- Horas automatizadas (calculado)
- Valor monetario ahorro de horas (calculado)
- Errores evitados (calculado)
- Valor reducción de errores (calculado)
- Otros beneficios (entrada manual)
- Total beneficios anuales (calculado)

Hoja 3: Costos
- Horas de desarrollo estimadas
- Tarifa por hora desarrollo
- Costo de desarrollo total (calculado)
- Licencias anuales
- Infraestructura anual
- Mantenimiento anual
- Total costos año 1 (calculado)
- Total costos recurrentes (calculado)

Hoja 4: ROI
- ROI año 1 (calculado)
- ROI años 2-5 (calculado)
- Periodo de recuperación (calculado)
- Gráfico de beneficio acumulado vs costos acumulados

Hoja 5: Sensibilidad
- Análisis de sensibilidad variando:
  * Tasa de éxito del robot (90%, 95%, 98%)
  * Costo de desarrollo (±20%)
  * Frecuencia del proceso (±20%)

Casos de Estudio

Caso 1: Empresa de seguros - Procesamiento de reclamaciones

Contexto:

Aseguradora de tamaño mediano
500-600 reclamaciones simples por día
Proceso manual: 15 minutos por reclamación
5 empleados dedicados full-time

Proceso evaluado:

Recepción de reclamación por email
Extracción de datos del formulario PDF
Validación contra póliza en sistema core
Verificación de cobertura y deducibles
Cálculo de monto a pagar
Generación de carta de resolución
Envío de pago a cliente

Evaluación:

Criterio	Puntuación	Justificación
Basado en reglas	5/5	Reglas claras de cobertura y cálculo
Volumen	5/5	600/día × 250 días = 150,000/año
Estabilidad	5/5	Proceso sin cambios en 3 años
Calidad de datos	4/5	PDFs estructurados con OCR
Complejidad técnica	3/5	Requiere OCR + integración sistema core
Excepciones	4/5	15% requieren revisión manual

Implementación:

Desarrollo: 6 semanas
Alcance inicial: Automatizar 85% de casos (reclamaciones simples bajo $5,000)
Manejo de excepciones: Casos complejos escalados a humano automáticamente

Resultados (primer año):

Métricas antes de RPA:
- Tiempo de resolución promedio: 3-5 días
- Costo por reclamación: $12.50
- Tasa de error: 3.5%
- Satisfacción del cliente: 72%

Métricas después de RPA:
- Tiempo de resolución promedio: 4 horas (casos simples)
- Costo por reclamación: $2.80 (-78%)
- Tasa de error: 0.4% (-89%)
- Satisfacción del cliente: 89% (+17 puntos)

Horas automatizadas: 31,875 horas/año
Equivalente FTE: 16.1 empleados
ROI año 1: 625%
Payback: 1.8 meses

Lecciones aprendidas:

✅ El OCR fue el mayor desafío técnico, requirió entrenamiento adicional
✅ La integración temprana con sistema core fue crítica
✅ El manejo de excepciones bien diseñado mantuvo alta calidad
⚠️ Capacitación de empleados tomó más tiempo de lo esperado
⚠️ Se requirió ajuste de los umbrales de confianza de OCR en producción

Caso 2: Compañía manufacturera - Conciliación de inventario

Contexto:

Manufacturera con 15 plantas
Conciliación diaria entre sistema ERP y conteos físicos
Proceso manual tomaba 4 horas diarias por planta
Errores causaban discrepancias costosas

Proceso evaluado:

Exportar reporte de inventario del ERP (SAP)
Compilar conteos físicos de scanners de almacén
Comparar cantidades ERP vs conteos físicos
Identificar discrepancias > 2%
Generar reportes de investigación para discrepancias
Actualizar ajustes en ERP tras investigación
Consolidar reporte corporativo

Evaluación:

Criterio	Puntuación	Justificación
Basado en reglas	5/5	Lógica de comparación clara
Volumen	5/5	15 plantas × 250 días/año
Estabilidad	4/5	Proceso maduro, sistema ERP estable
Calidad de datos	5/5	Datos estructurados en ERP y scanners
Complejidad técnica	3/5	Integración con SAP + múltiples fuentes
Excepciones	4/5	12% de ítems con discrepancias

Implementación:

Desarrollo: 8 semanas
Enfoque: Automatización completa del proceso de conciliación
Infraestructura: Robot ejecutándose en servidor central, conectándose a SAP de cada planta

Resultados (primer año):

Antes de RPA:
- Tiempo diario: 60 horas totales (4 hrs × 15 plantas)
- Errores de transcripción: 8-10 por semana
- Tiempo de resolución de discrepancias: 2-3 días
- Costo anual de personal: $750,000

Después de RPA:
- Tiempo robot: 2 horas totales diarias
- Intervención humana: 6 horas diarias (solo investigaciones)
- Errores de transcripción: 0
- Tiempo de resolución: 4 horas promedio
- Ahorro anual de personal: $472,500

Horas automatizadas: 13,500 horas/año
ROI año 1: 890%
Payback: 1.3 meses

Beneficios adicionales:
- Visibilidad en tiempo real de discrepancias
- Identificación más rápida de problemas sistémicos
- Reducción de 35% en ajustes de inventario
- Mejora en precisión de inventario de 88% a 98.5%

Lecciones aprendidas:

✅ Integración con SAP fue más simple de lo anticipado usando SAP GUI Scripting
✅ Consolidar datos de múltiples plantas generó insights valiosos
✅ Liberación de personal permitió enfocarse en resolver causas raíz
⚠️ Resistencia inicial de gerentes de planta preocupados por “control”
⚠️ Se requirió actualización de procedimientos de escalamiento

Caso 3: Banco - Onboarding de clientes corporativos

Contexto:

Banco comercial
Proceso de apertura de cuentas corporativas complejo
40-50 nuevas cuentas corporativas por mes
Proceso manual tomaba 3-5 días

Proceso evaluado:

Recepción de formularios de solicitud (15 documentos)
Verificación KYC (Know Your Customer)
Verificación de listas de sanciones
Creación de perfil en sistema core bancario
Configuración de productos (cuenta corriente, línea de crédito, etc.)
Generación de contratos personalizados
Provisión de acceso a banca en línea
Envío de paquete de bienvenida

Evaluación:

Criterio	Puntuación	Justificación
Basado en reglas	4/5	Reglas claras, algunas decisiones de crédito manuales
Volumen	3/5	50/mes = 600/año (volumen moderado)
Estabilidad	5/5	Proceso regulatorio estable
Calidad de datos	3/5	Documentos variados, requiere extracción
Complejidad técnica	2/5	Múltiples sistemas, integraciones complejas
Excepciones	3/5	30% requieren aprobaciones adicionales

Implementación:

Desarrollo: 12 semanas
Enfoque phased:
- Fase 1: Automatizar tareas administrativas (6 semanas)
- Fase 2: Integrar verificaciones KYC automáticas (4 semanas)
- Fase 3: Generación automática de documentos (2 semanas)

Resultados (primer año):

Antes de RPA:
- Tiempo de onboarding: 3-5 días
- Personal involucrado: 8 personas
- Costo por onboarding: $850
- Tasa de error documentos: 12%
- Satisfacción del cliente: 68%

Después de RPA:
- Tiempo de onboarding: 4-8 horas
- Personal involucrado: 3 personas (supervisión)
- Costo por onboarding: $280 (-67%)
- Tasa de error documentos: 1%
- Satisfacción del cliente: 91%

Horas automatizadas: 3,600 horas/año
ROI año 1: 380%
Payback: 3.2 meses

Beneficios adicionales:
- Reducción 85% en tiempo de onboarding
- Mejor experiencia del cliente desde primer contacto
- Mayor capacidad sin aumentar headcount
- Cumplimiento regulatorio mejorado con auditoría completa

Lecciones aprendidas:

✅ Enfoque phased permitió entregar valor incremental
✅ Mejora de experiencia del cliente generó referencias adicionales
✅ Documentación automática redujo significativamente errores
⚠️ Complejidad de integraciones requirió más tiempo de desarrollo
⚠️ Requerimientos de compliance evolucionaron durante implementación
⚠️ Change management con personal fue crucial para adopción

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