Grabador de Procesos

El Grabador de Procesos (Process Recorder) es una herramienta revolucionaria de Heptora que te permite crear automatizaciones simplemente realizando el trabajo manualmente. Como si estuvieras entrenando a un nuevo empleado, el sistema observa y aprende de tus acciones para convertirlas en procesos automatizables.

Visión General

El Grabador de Procesos elimina la barrera técnica de la automatización. Ya no necesitas programar o describir paso a paso lo que quieres automatizar. Simplemente haz el trabajo una vez mientras el sistema graba, y Heptora convertirá automáticamente esas acciones en un proceso reutilizable.

Concepto Clave: “Onboarding de Trabajador Digital”

Piensa en el Grabador de Procesos como si estuvieras entrenando a un nuevo empleado. Así como le mostrarías a un compañero cómo hacer una tarea ejecutándola mientras te observa, el Grabador aprende viendo cómo trabajas.

¿Por Qué Usar el Grabador de Procesos?

• 🚀 Sin Programación: No requiere conocimientos técnicos ni habilidades de desarrollo
• ⚡ Velocidad: Crea automatizaciones en minutos, no en horas o días
• 📚 Captura de Conocimiento: Documenta el conocimiento tácito de tus expertos
• ✏️ Editable: Refina y optimiza el proceso grabado según tus necesidades
• 🎯 Precisión: Captura cada detalle de tu flujo de trabajo real

Cómo Funciona

El Grabador de Procesos sigue un flujo de trabajo simple e intuitivo:

1. Iniciar la Grabación

Activa el grabador desde la interfaz de Heptora. El sistema entrará en modo de captura y comenzará a registrar todas tus interacciones.

Estado Visual

Mientras la grabación está activa, verás un indicador visual (generalmente un ícono rojo de grabación) para recordarte que el sistema está capturando tus acciones.

2. Realizar el Proceso Manualmente

Ejecuta el flujo de trabajo exactamente como lo harías en tu trabajo diario. El grabador captura:

Tipo de Acción	Qué Se Captura	Ejemplo
Interacciones del Ratón	Clicks, posiciones, movimientos	Click en botón “Guardar”
Teclado	Teclas pulsadas, texto ingresado	Escribir nombre de cliente
Aplicaciones	Ventanas abiertas, aplicaciones utilizadas	Cambio entre Excel y SAP
Elementos UI	Botones, campos, menús interactuados	Selección de opción en dropdown
Tiempos	Pausas y duraciones entre acciones	Espera de 2 segundos para carga

3. Captura Automática Inteligente

El sistema no solo graba las acciones mecánicas, sino que también entiende el contexto:

• Reconocimiento de elementos: Identifica botones, campos y controles por sus propiedades, no solo por posición
• Datos dinámicos: Distingue entre valores fijos y datos que variarán en cada ejecución
• Condicionales: Detecta decisiones que tomas basadas en lo que ves en pantalla
• Bucles: Identifica patrones repetitivos en tus acciones

Inteligencia del Grabador

Si haces click en un botón “Enviar”, el grabador no solo guarda las coordenadas del click. Identifica que es el botón “Enviar” específico, para que funcione incluso si la ventana está en diferente posición la próxima vez.

4. Detener y Generar

Cuando termines el proceso:

1. Detén la grabación
2. El sistema procesará las acciones capturadas
3. Generará automáticamente un flujo de trabajo editable
4. Podrás revisar, refinar y guardar el proceso

Beneficios Clave

Para Usuarios de Negocio

• Autonomía: Crea tus propias automatizaciones sin depender de TI
• Rapidez: Prototipa y prueba ideas de automatización al instante
• Control: Mantén el control sobre tus procesos y flujos de trabajo
• Conocimiento: Documenta “cómo se hacen las cosas” de manera práctica

Para Equipos Técnicos

• Base Sólida: Usa las grabaciones como punto de partida para automatizaciones más complejas
• Documentación Automática: Genera documentación visual del proceso
• Transferencia de Conocimiento: Captura expertise de usuarios clave
• Prototipado Rápido: Valida ideas antes de invertir tiempo en desarrollo

Para la Organización

• Escalabilidad: Democratiza la creación de automatizaciones
• Retención de Conocimiento: Captura procesos antes de que empleados clave se vayan
• Estandarización: Documenta y replica mejores prácticas
• ROI Rápido: Reduce drásticamente el tiempo de implementación

Casos de Uso

1. Documentación de Procesos Existentes

Escenario: Tienes un experto que ejecuta un proceso complejo pero no está documentado.

Solución con Process Recorder:

1. El experto ejecuta el proceso mientras el grabador captura
2. El sistema genera automáticamente la documentación paso a paso
3. Otros pueden aprender revisando y ejecutando el proceso grabado
4. El proceso queda capturado antes de que el experto deje la organización

Beneficio: Captura conocimiento tácito que de otra forma se perdería.

2. Transferencia de Conocimiento

Escenario: Necesitas entrenar a nuevos empleados en procesos específicos.

Solución con Process Recorder:

1. Graba la ejecución del proceso por un experto
2. Los nuevos empleados pueden ver la grabación
3. Pueden practicar ejecutando el proceso automatizado paso a paso
4. El proceso sirve como material de entrenamiento permanente

Beneficio: Reduce el tiempo de onboarding de semanas a días.

3. Prototipado Rápido de Automatizaciones

Escenario: Quieres validar si un proceso es automatizable antes de invertir recursos.

Solución con Process Recorder:

1. Graba el proceso manualmente
2. Ejecuta la automatización generada para probar viabilidad
3. Identifica puntos problemáticos o pasos que requieren intervención humana
4. Refina iterativamente hasta lograr la automatización deseada

Beneficio: Reduce el riesgo de proyectos de automatización fallidos.

4. Training de Nuevos Procesos

Escenario: Implementas un nuevo sistema o proceso en la organización.

Solución con Process Recorder:

1. Graba la ejecución correcta del nuevo proceso
2. Comparte la automatización como referencia
3. Los usuarios pueden ejecutarla en modo guiado
4. Crea variaciones para diferentes escenarios

Beneficio: Acelera la adopción de nuevos sistemas y reduce errores.

5. Optimización de Procesos

Escenario: Sospechas que un proceso puede ser más eficiente pero no sabes exactamente cómo.

Solución con Process Recorder:

1. Graba cómo diferentes personas ejecutan el mismo proceso
2. Compara las grabaciones para identificar variaciones
3. Identifica el camino más eficiente
4. Estandariza usando la mejor versión como base

Beneficio: Mejora continua basada en datos reales de ejecución.

Guía Paso a Paso

Preparación Antes de Grabar

Antes de iniciar una grabación, asegúrate de:

1. Tener claro el proceso: Conoce exactamente qué pasos vas a realizar
2. Preparar los datos: Ten listos los datos de prueba que usarás
3. Limpiar el entorno: Cierra ventanas innecesarias que puedan causar distracciones
4. Probar manualmente: Ejecuta el proceso al menos una vez para asegurar que funciona
5. Planificar datos variables: Identifica qué valores cambiarán en cada ejecución

Importante

Durante la grabación, evita acciones innecesarias como revisar emails o navegar a sitios no relacionados. Todo lo que hagas será capturado.

Paso 1: Iniciar el Grabador

1. Abre la plataforma web de Heptora
2. Navega a la sección de “Procesos”
3. Haz click en “Nuevo Proceso”
4. Selecciona “Grabar Proceso”
5. Asigna un nombre descriptivo al proceso
6. Click en “Iniciar Grabación”

Descarga del Componente

La primera vez que uses el grabador, puede que necesites descargar un componente adicional. Sigue las instrucciones en pantalla.

Paso 2: Ejecutar el Proceso

Con la grabación activa:

1. Ve despacio: No hay prisa, el sistema captura todo
2. Sé deliberado: Cada acción cuenta
3. Usa el teclado cuando sea posible: Las entradas de teclado se capturan mejor que copiar/pegar
4. Espera las cargas: Asegúrate de que las páginas y ventanas carguen completamente
5. Navega linealmente: Evita ir hacia atrás y corregir errores

Ejemplo de Flujo Típico:

1. Abrir aplicación SAP
2. Ingresar credenciales (usuario/contraseña)
3. Navegar al módulo de ventas
4. Click en "Nuevo pedido"
5. Completar formulario de cliente
6. Agregar productos al pedido
7. Calcular total
8. Guardar pedido
9. Anotar número de pedido generado

Buena Práctica

Si cometes un error durante la grabación, no intentes corregirlo. Es mejor detener la grabación y empezar de nuevo. Esto resultará en un proceso más limpio.

Paso 3: Detener la Grabación

Cuando hayas completado todos los pasos:

1. Click en el indicador de grabación
2. Selecciona “Detener Grabación”
3. Espera mientras el sistema procesa las acciones (puede tomar unos segundos)
4. Revisa el resumen de acciones capturadas

Paso 4: Revisar y Refinar

Después de la grabación:

1. Revisar la secuencia: El sistema mostrará todos los pasos capturados
2. Identificar variables: Marca los campos que tendrán valores diferentes en cada ejecución
3. Agregar descripciones: Añade contexto a pasos complejos
4. Eliminar pasos innecesarios: Quita acciones accidentales o redundantes
5. Agregar validaciones: Define qué constituye éxito o fallo

Panel de Edición:

• Vista de timeline de todas las acciones
• Propiedades de cada paso
• Opciones para agregar condicionales
• Configuración de variables y parámetros

Edición No Destructiva

Todas las ediciones que hagas no afectan la grabación original. Siempre puedes volver atrás si algo no funciona como esperabas.

Paso 5: Probar el Proceso

Antes de usar en producción:

1. Click en “Ejecutar Prueba”
2. Proporciona valores de prueba para las variables
3. Observa la ejecución automatizada
4. Verifica que el resultado sea correcto
5. Ajusta y vuelve a probar según sea necesario

Validación Crítica

Siempre prueba con diferentes conjuntos de datos para asegurar que el proceso funciona en distintos escenarios.

Paso 6: Guardar y Desplegar

Cuando estés satisfecho con el resultado:

1. Click en “Guardar Proceso”
2. Asigna permisos de ejecución
3. Configura el trigger (manual, programado, o por evento)
4. Opcionalmente, asigna a un robot específico
5. Click en “Activar”

¡Tu proceso automatizado está listo para usar!

Mejores Prácticas

Durante la Grabación

✅ Hacer

• Usar accesos directos de teclado cuando estén disponibles
• Esperar a que los elementos estén completamente cargados antes de interactuar
• Usar pestañas en lugar de múltiples ventanas cuando sea posible
• Escribir en lugar de copiar/pegar para mejor captura
• Incluir verificaciones visuales (por ejemplo, esperar que aparezca un mensaje de éxito)

❌ Evitar

• Movimientos rápidos o erráticos del ratón
• Minimizar/maximizar ventanas innecesariamente
• Cambiar entre aplicaciones sin motivo
• Realizar acciones en paralelo (por ejemplo, hacer click mientras algo se carga)
• Usar atajos personalizados que podrían no estar en otros entornos

Diseño del Proceso

Principio de Modularidad

Divide procesos complejos en módulos más pequeños:

❌ Proceso Monolítico:
   "Gestión Completa de Pedido de Compra"

✅ Procesos Modulares:
   1. "Login en Sistema de Compras"
   2. "Búsqueda de Proveedor"
   3. "Creación de Pedido"
   4. "Aprobación de Pedido"
   5. "Envío de Notificación"

Ventajas:

• Reutilización de módulos
• Más fácil de mantener
• Depuración simplificada
• Permite composición flexible

Gestión de Errores

Planifica qué hacer cuando algo sale mal:

1. Captura escenarios de error: Graba qué hacer si aparece un mensaje de error
2. Define reintentos: ¿Cuántas veces debe intentar antes de fallar?
3. Notificaciones: ¿Quién debe ser notificado si el proceso falla?
4. Rollback: ¿Hay acciones que deben deshacerse si algo falla?

Robustez

Un buen proceso automatizado no solo funciona cuando todo va bien, sino que también maneja elegantemente los casos excepcionales.

Parametrización

Identifica qué debe ser configurable:

Tipo de Dato	Cuándo Parametrizar	Ejemplo
Credenciales	Siempre	Usuario, contraseña (usar secretos)
Datos de Entrada	Cada ejecución	Número de cliente, fecha
Configuración	Por entorno	URLs, rutas de archivos
Umbrales	Lógica de negocio	Límites de aprobación, timeouts

Documentación

Documenta tu proceso grabado:

1. Propósito: ¿Qué hace este proceso y por qué existe?
2. Prerrequisitos: ¿Qué debe estar en su lugar antes de ejecutar?
3. Datos de entrada: ¿Qué información se necesita?
4. Salida esperada: ¿Qué produce el proceso?
5. Frecuencia: ¿Con qué frecuencia debe ejecutarse?
6. Excepciones conocidas: ¿Qué situaciones requieren intervención manual?

Documentación Automática

El Grabador de Procesos genera automáticamente una documentación básica, pero agregar contexto de negocio la hace mucho más valiosa.

Limitaciones y Consideraciones

Limitaciones Técnicas

El Grabador de Procesos tiene algunas limitaciones que debes conocer:

Tecnologías No Soportadas

• Aplicaciones con protección anti-automatización (algunos sitios bancarios)
• Controles personalizados complejos que no siguen estándares UI
• Aplicaciones que requieren certificados cliente
• Sistemas con autenticación multifactor basada en hardware

Contextos Complejos

• Decisiones basadas en juicio humano: El grabador captura acciones, no razonamiento
• Validaciones visuales complejas: Interpretar gráficos o imágenes es limitado
• Procesos que requieren creatividad: Redactar contenido único, diseño, etc.
• Interacciones altamente dinámicas: Interfaces que cambian constantemente su estructura

Consideraciones de Rendimiento

Velocidad de Grabación

• La grabación puede capturar acciones más rápido o más lento de lo que ejecutas
• El proceso automatizado puede ejecutarse a diferente velocidad
• Configura tiempos de espera apropiados para evitar fallos

Consumo de Recursos

• Las grabaciones de procesos muy largos generan archivos grandes
• Procesos con muchas interacciones UI pueden consumir más CPU durante la ejecución
• Considera dividir procesos extensos en múltiples sesiones

Seguridad y Privacidad

Datos Sensibles

Ten cuidado al grabar procesos que involucren datos sensibles:

• Contraseñas: Usa la gestión de secretos de Heptora, no las escribas durante la grabación
• Datos personales: Usa datos de prueba ficticios cuando sea posible
• Información confidencial: Asegúrate de que las grabaciones tengan permisos apropiados

Recomendaciones de Seguridad

1. Usar entornos de prueba cuando grabas procesos por primera vez
2. Revisar la grabación antes de compartirla para eliminar información sensible
3. Configurar permisos adecuados sobre quién puede ver/ejecutar el proceso
4. No grabar credenciales: Usa variables secretas para información sensible
5. Auditar ejecuciones: Revisa logs para detectar usos inapropiados

Mantenibilidad

Los procesos grabados requieren mantenimiento:

Cambios en Aplicaciones

• Actualizaciones de UI: Si la aplicación cambia su interfaz, el proceso puede necesitar actualización
• Nuevas versiones: Cambios en la funcionalidad pueden romper el proceso
• Elementos movidos: Si los botones o menús cambian de posición

Estrategias de Mantenimiento

1. Pruebas regulares: Ejecuta los procesos periódicamente para detectar problemas
2. Versionado: Mantén versiones del proceso para poder retroceder si es necesario
3. Documentación de cambios: Registra qué modificaciones haces y por qué
4. Monitoreo: Configura alertas para fallos en procesos críticos

Mantenimiento Proactivo

Es mejor detectar un proceso roto en un ambiente de prueba que descubrirlo en producción. Programa ejecuciones de validación regulares.

Solución de Problemas

El Grabador No Inicia

Posibles causas:

• Robot de Heptora no está en ejecución
• Componente de grabación no está instalado
• Permisos insuficientes en el sistema

Solución:

1. Verifica que el robot esté activo en la bandeja del sistema
2. Reinstala el componente de grabación desde la web de Heptora
3. Ejecuta el robot con permisos de administrador (si es necesario)
4. Revisa el firewall/antivirus por si está bloqueando el componente

Las Acciones No Se Capturan Correctamente

Posibles causas:

• Acciones muy rápidas que el grabador no alcanza a detectar
• Aplicación usa tecnología no estándar
• Interferencia de otras aplicaciones

Solución:

1. Reduce la velocidad de ejecución durante la grabación
2. Espera explícitamente a que los elementos aparezcan antes de interactuar
3. Cierra aplicaciones que puedan interferir (gestores de clipboard, etc.)
4. Verifica que la aplicación sea compatible con Heptora

El Proceso Grabado Falla al Ejecutarse

Posibles causas:

• Datos de entrada diferentes a los de la grabación
• Tiempos de espera insuficientes
• Elementos UI en posiciones diferentes
• Estado inicial de la aplicación diferente

Solución:

1. Ejecuta el proceso en modo debug para ver dónde falla exactamente
2. Aumenta los tiempos de espera en pasos que involucran carga de datos
3. Usa selectores de elementos más robustos (por ID en lugar de posición)
4. Asegura que el estado inicial sea el mismo (por ejemplo, cerrar sesiones previas)
5. Revisa los logs de ejecución para detalles específicos del error

La Grabación es Muy Larga o Compleja

Posibles causas:

• Proceso con demasiados pasos
• Incluye acciones innecesarias
• No está optimizado

Solución:

1. Divide el proceso en múltiples grabaciones modulares
2. Elimina pasos redundantes o accidentales
3. Usa atajos de teclado en lugar de navegación por menús
4. Planifica mejor el flujo antes de grabar
5. Considera si algunas partes pueden hacerse con API en lugar de UI

Problemas de Rendimiento Durante la Ejecución

Posibles causas:

• Proceso demasiado intensivo en recursos
• Múltiples procesos ejecutándose simultáneamente
• Hardware insuficiente

Solución:

1. Optimiza el proceso eliminando pasos innecesarios
2. Programa ejecuciones en horarios de menor carga
3. Distribuye procesos entre múltiples robots
4. Considera mejoras de hardware si es un cuello de botella constante

¿Necesitas más ayuda?

Si esta guía no resolvió tu problema o encontraste algún error en la documentación:

• Soporte técnico: help@heptora.com
• Describe claramente el problema que encontraste
• Incluye capturas de pantalla si es posible
• Indica qué pasos de la documentación seguiste

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