Métodos Alternativos de Inicio

Métodos Alternativos de Inicio proporcionan formas flexibles de activar y comenzar tus procesos automatizados más allá del scheduler tradicional basado en tiempo. Ya sea a través de formularios web intuitivos, potentes integraciones de API o chatbots conversacionales, Heptora soporta múltiples puntos de entrada para la ejecución de procesos.

Descripción General de Métodos de Inicio

Heptora soporta múltiples formas de iniciar la ejecución de procesos:

Flexibilidad

Elige el método de inicio que mejor se adapte a tu caso de uso. Los usuarios pueden activar procesos manualmente a través de formularios web, las aplicaciones pueden llamar a APIs REST dedicadas, o los equipos pueden usar chatbots para activadores de procesos conversacionales.

Métodos de Inicio Disponibles

• Formularios Web: Interfaz intuitiva para usuarios no técnicos
• API REST: Acceso programático para integración con otros sistemas
• Integración Chatbot: Interfaz conversacional vía Slack, Teams, Telegram y web chat
• Activación Manual: Ejecución directa desde la interfaz de Heptora
• Scheduler: Ejecución basada en tiempo (ver guía Scheduler de Procesos)

Formularios Web

Los formularios web proporcionan una interfaz intuitiva y sin código para que los usuarios inicien procesos con parámetros personalizados.

Campos de Formulario Personalizables

Crea formularios adaptados a los requisitos de tu proceso:

Formulario: Solicitud de Procesamiento de Pedidos
Campos:
  - ID del Pedido (texto, requerido)
  - Nombre del Cliente (texto, requerido)
  - Prioridad (desplegable: Baja, Media, Alta)
  - Instrucciones Especiales (textarea, opcional)
  - Notificación por Email (casilla)

Características:

• Constructor de formularios arrastra y suelta
• Múltiples tipos de campos (texto, email, número, fecha, desplegable, casilla, textarea)
• Campos condicionales según entrada del usuario
• Carga de archivos para adjuntos
• Valores auto-rellenados desde perfil del usuario

Validación de Formularios

Asegura la calidad de datos antes de la ejecución del proceso:

Validaciones:
  ID del Pedido:
    - Requerido
    - Formato: Debe empezar con "PED-"
    - Longitud: 10-15 caracteres
  Email:
    - Requerido
    - Debe ser un formato email válido
  Prioridad:
    - Requerido
    - Debe ser uno de: Baja, Media, Alta

Tipos de Validación:

• Validación de campo requerido
• Validación de formato (expresiones regulares)
• Restricciones de longitud
• Validación de valores en desplegable
• Validación de formato email/teléfono
• Validación de rango numérico
• Reglas de validación personalizadas

Permisos de Usuario y Rol

Controla quién puede iniciar qué procesos:

Formulario: Generación de Informe Sensible
Control de Acceso:
  Puede iniciar: Gerentes, Ejecutivos
  No puede iniciar: Usuarios regulares
  Requiere aprobación: Sí
    Aprobadores: Jefes de departamento
    Tiempo límite: 4 horas

Niveles de Permiso:

• Público (cualquiera con el enlace)
• Usuarios autenticados (titulares de cuenta Heptora)
• Roles específicos (Gerente, Finanzas, RR.HH., etc.)
• Usuarios específicos (cuentas individuales)
• Basado en aprobación (requiere revisión antes de ejecución)

Ejemplo de Configuración de Formulario

Proceso: Envío de Informe Mensual
Título del Formulario: Enviar Métricas Mensuales
Descripción: Proporcionar datos KPI mensuales

Campos:
  1. Selección de Mes
     Tipo: Selector de fecha
     Predeterminado: Mes actual
     Requerido: Sí

  2. Ingresos
     Tipo: Número
     Prefijo: €
     Decimales: 2
     Requerido: Sí

  3. Departamento
     Tipo: Desplegable
     Opciones: Ventas, Marketing, Operaciones, Finanzas
     Requerido: Sí

  4. Notas Adicionales
     Tipo: Textarea
     Máximo caracteres: 500
     Requerido: No

  5. Adjuntar documento de soporte
     Tipo: Carga de archivo
     Formatos permitidos: PDF, Excel, Word
     Requerido: No

Permisos:
  Pueden enviar: Gerentes de Departamento
  Mensaje de éxito: "Informe enviado correctamente. Recibirás confirmación en 30 minutos."
  Email de confirmación: Sí

API REST

Los endpoints de API RESTful permiten la ejecución de procesos programáticamente desde cualquier aplicación externa.

Endpoints Dedicados de Procesos

Cada proceso obtiene un endpoint único de API:

POST /api/v1/processes/procesamiento-pedidos/execute
POST /api/v1/processes/generacion-informes/execute
POST /api/v1/processes/sincronizacion-datos/execute

Estructura del endpoint:

• URL Base: https://api.heptora.com/v1
• Ruta: /processes/{process-id}/execute
• Método: POST
• Respuesta: JSON con ID de ejecución y estado

Autenticación

Asegura tus endpoints de API:

Métodos de Autenticación:
  1. Claves API:
     Formato: Token bearer
     Ubicación: Encabezado Authorization
     Ejemplo: Authorization: Bearer abc123xyz789

  2. OAuth 2.0:
     Tipo de concesión: Credenciales de cliente
     Scope: process:execute

  3. JWT:
     Payload: ID de usuario, permisos, expiración
     Firma: HS256 o RS256

Gestión de Claves API:

• Generar claves únicas por integración
• Establecer fechas de expiración
• Revocar claves comprometidas
• Monitorear uso de claves
• Rotar claves regularmente

Parámetros de Entrada

Pasa variables específicas del proceso a través de la API:

{
  "processId": "procesamiento-pedidos",
  "parameters": {
    "pedidoId": "PED-2024-001",
    "clienteId": "CLI-5432",
    "monto": 1500.00,
    "prioridad": "alta",
    "metadata": {
      "origen": "aplicacion-movil",
      "region": "EU-West"
    }
  },
  "notifyEmail": "usuario@empresa.com",
  "timeout": 300
}

Tipos de parámetros soportados:

• Cadenas, números, booleanos
• Matrices y objetos (anidados)
• Formatos de fecha/hora (ISO 8601)
• Referencias de archivos (URLs o base64)
• Metadata y campos personalizados

Respuestas de Webhook

Recibe notificaciones asíncronas cuando los procesos se completan:

Configuración de Webhook:
  URL: https://miapp.com/webhooks/proceso-completado
  Eventos:
    - process.completed
    - process.failed
    - process.cancelled
  Política de reintentos:
    Máximo reintentos: 5
    Backoff: Exponencial (1s, 2s, 4s, 8s, 16s)

Ejemplo de payload de webhook:

{
  "eventType": "process.completed",
  "executionId": "exec-12345",
  "processId": "procesamiento-pedidos",
  "status": "success",
  "startTime": "2024-11-03T10:30:00Z",
  "endTime": "2024-11-03T10:35:20Z",
  "result": {
    "pedidoId": "PED-2024-001",
    "status": "procesado",
    "numeroConfirmacion": "CONF-98765"
  },
  "errors": null,
  "timestamp": "2024-11-03T10:35:20Z"
}

Documentación Automática de API

Documentación Swagger/OpenAPI generada automáticamente:

Acceso a la Documentación:
  URL: https://api.heptora.com/docs
  Formato: OpenAPI 3.0
  Características:
    - Explorador de API interactivo
    - Funcionalidad Pruébalo
    - Solicitudes/respuestas de ejemplo
    - Referencia de códigos de error
    - Guía de autenticación

La documentación generada incluye:

• Todos los endpoints disponibles
• Descripción de parámetros
• Esquemas de respuesta
• Requisitos de autenticación
• Límites de velocidad
• Ejemplos de código (cURL, Python, Node.js, etc.)

Ejemplos de Uso de API

Ejecutar proceso vía cURL:

curl -X POST https://api.heptora.com/v1/processes/procesamiento-pedidos/execute \
  -H "Authorization: Bearer TU_CLAVE_API" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "parameters": {
      "pedidoId": "PED-2024-001",
      "prioridad": "alta"
    }
  }'

Integración con Python:

import requests

url = "https://api.heptora.com/v1/processes/procesamiento-pedidos/execute"
headers = {
    "Authorization": "Bearer TU_CLAVE_API",
    "Content-Type": "application/json"
}
payload = {
    "parameters": {
        "pedidoId": "PED-2024-001",
        "prioridad": "alta"
    }
}

response = requests.post(url, json=payload, headers=headers)
execution_id = response.json()["executionId"]
print(f"Proceso iniciado: {execution_id}")

Integración Chatbot

Inicia procesos a través de comandos en lenguaje natural en la plataforma de comunicación de tu equipo.

Plataformas Soportadas

Integración de plataformas de chat:

• Slack: Aplicación Heptora nativa
• Microsoft Teams: Aplicación conector
• Telegram: Integración de bot
• Web Chat: Widget incrustado

Interfaz Conversacional

Inicia procesos usando lenguaje natural:

Usuario: @heptora procesar pedido PED-2024-001 como alta prioridad
Heptora: Procesando pedido PED-2024-001 como alta prioridad
         Se requiere confirmación. Escribe 'confirmar' para proceder.
Usuario: confirmar
Heptora: Procesamiento de pedido iniciado (ID: exec-98765)
         Recibirás actualizaciones mientras el proceso avanza.

Características de conversación:

• Respuestas conscientes del contexto
• Conversaciones de varios pasos
• Solicitudes de aclaración
• Actualizaciones de estado durante la ejecución
• Resúmenes de resultados al completarse

Plataformas de Chat Soportadas

Integración con Slack

Configuración:
  1. Instala app Heptora desde Slack App Directory
  2. Añade a los canales deseados
  3. Crea comandos slash para procesos frecuentes

Uso:
  /heptora procesar pedido PED-2024-001
  /heptora generar informe mensual
  /heptora sincronizar datos erp

Características de Slack:

• Comandos slash para acceso rápido
• Botones interactivos para confirmación
• Formato de mensaje enriquecido
• Respuestas en hilos
• Soporte de carga de archivos

Integración con Microsoft Teams

Configuración:
  1. Añade conector Heptora a Teams
  2. Configura tarjetas de proceso
  3. Establece flujos de trabajo de aprobación

Uso:
  @Heptora procesar pedido PED-2024-001
  Ver estado del proceso en Teams
  Recibir notificaciones en canales de Teams

Características de Teams:

• Tarjetas adaptativas para interfaz enriquecida
• Flujos de trabajo basados en canal
• Flujos de aprobación
• Actualizaciones de estado en línea de tiempo
• Adjuntos de archivos

Bot de Telegram

Configuración:
  1. Inicia conversación con HeptoraBOT
  2. Autentica con tu cuenta Heptora
  3. Habilita procesos específicos

Uso:
  /procesar_pedido PED-2024-001
  /generar_informe mensual
  /verificar_estado exec-12345

Comandos Intuitivos

Procesamiento de lenguaje natural para comandos fáciles de usar:

Ejemplos:
  "procesar pedido PED-2024-001"
  "generar informe de ventas de este mes"
  "sincronizar datos con sistema erp"
  "enviar backup diario"
  "verificar estado del proceso exec-98765"
  "mostrar ejecuciones recientes"

Variaciones de comando soportadas:

• Se reconocen diferentes formulaciones
• Tolerancia a errores tipográficos
• Abreviaturas aceptadas
• Comprensión de contexto

Confirmación y Validación

Asegura la ejecución intencional:

Flujo de confirmación:
  1. Usuario envía comando
  2. Heptora muestra detalles y parámetros del proceso
  3. Usuario confirma o cancela
  4. La ejecución comienza (si se confirma)
  5. Actualizaciones de estado en tiempo real se envían al usuario

Tiempos límite:
  - Confirmación: 5 minutos
  - Sin respuesta: Ejecución cancelada

Verificaciones de validación:

• Validación de parámetros
• Verificación de permisos
• Comprobación de disponibilidad del proceso
• Verificación de disponibilidad de recursos

Notificaciones de Proceso

Recibe actualizaciones en tiempo real sobre la ejecución del proceso:

Notificaciones:
  Iniciado:
    Mensaje: Proceso iniciado a las 10:30 AM
    Icono: Icono de estado iniciado

  Progreso:
    Mensaje: Paso 2/5 completado (40%)
    Frecuencia: Cada 30 segundos o hito

  Completado:
    Mensaje: Pedido procesado exitosamente
    Detalles: Número de confirmación, resumen
    Tiempo requerido: 5 minutos 30 segundos

  Falló:
    Mensaje: Proceso falló en el paso 3
    Detalles del error: Qué salió mal
    Acción: Opción de reintentar o intervención manual

Tabla Comparativa

Referencia rápida para elegir el método de inicio correcto:

Característica	Formulario Web	API REST	Chatbot
Tipo de Usuario	No técnico	Desarrolladores	Cualquiera
Complejidad de Configuración	Baja	Media	Media
Retroalimentación en Tiempo Real	Sí	Vía webhook	Sí
Procesamiento por Lotes	Limitado	Sí	No
Requiere Autenticación	Sí	Sí	Sí
Compatible con Móvil	Sí	N/A	Sí (app)
Flujos de Trabajo de Aprobación	Sí	Opcional	Sí
Carga de Archivos	Sí	Sí	Limitado
Formato de Respuesta	UI Web	JSON	Mensaje de chat
Mejor Para	Activadores manuales	Integración de sistemas	Colaboración de equipo

Casos de Uso

Formularios Web: Envío de Solicitud de Empleado

Escenario: Envío de Ticket de Soporte IT
- El empleado completa el formulario web con descripción del problema
- El formulario valida campos requeridos
- El proceso se inicia inmediatamente
- El empleado recibe número de ticket
- Seguimiento en tiempo real en el formulario
- Actualizaciones enviadas al email del empleado

API REST: Integración de Comercio Electrónico

Escenario: Procesamiento de Pedido desde Shopify
- Webhook de Shopify activa llamada a API
- Datos del pedido pasados como parámetros
- Proceso Heptora cumple el pedido
- Actualiza inventario
- Callback de webhook confirma completitud
- Estado del pedido en Shopify se actualiza automáticamente

Chatbot: Automatización de Tareas de Equipo

Escenario: Flujo de Slack para Generación de Informe
- Gerente: "@heptora generar informe de ventas"
- Heptora pregunta: "¿Para qué período? (este mes/mes pasado/personalizado)"
- Gerente: "este mes"
- Heptora pregunta: "¿Incluir desglose regional?"
- Gerente: "sí, para región EMEA"
- Heptora confirma: "Generando informe... (5 min estimados)"
- Informe generado y compartido en hilo de Slack

Mejores Prácticas

Diseño de Formularios Web

Hacer:

• Mantener formularios simples (máximo 5-7 campos)
• Usar etiquetas claras y descriptivas
• Proporcionar texto de marcador de posición útil
• Mostrar errores de validación de campo inline
• Confirmar el éxito del envío visiblemente

No hacer:

• Requerir campos innecesariamente
• Crear formularios excesivamente complejos
• Confundir usuarios con jerga técnica
• Omitir confirmación de envío
• Ocultar mensajes de error importantes

Integración de API

Hacer:

• Implementar manejo de errores apropiado
• Usar backoff exponencial para reintentos
• Registrar todas las llamadas a API para depuración
• Validar firmas de webhook
• Monitorear límites de velocidad de API
• Documentar tu integración

No hacer:

• Codificar claves API en el código
• Ignorar silenciosamente fallos de webhook
• Hacer llamadas síncronas sin timeout
• Enviar datos sensibles en URLs
• Omitir manejo de errores
• Exponer claves API en código del lado del cliente

Comandos de Chatbot

Hacer:

• Usar estructura verbo-sustantivo simple
• Proporcionar sugerencias de comando útiles
• Pedir confirmación en operaciones críticas
• Dar actualizaciones de estado claras
• Mantener respuestas concisas

No hacer:

• Requerir sintaxis compleja
• Olvidar confirmar acciones importantes
• Dejar usuarios sin retroalimentación
• Enviar mensajes excesivamente largos
• Ignorar solicitudes de usuario

Características Relacionadas

Scheduler para Ejecución Basada en Tiempo

Mientras que los Métodos Alternativos de Inicio proporcionan ejecución bajo demanda, el Scheduler maneja la automatización basada en tiempo. Combina ambos:

Ejemplo - Enfoque combinado:
  1. Scheduler: Generación de informe diario a las 09:00
  2. Formulario Web: Permitir generación manual de informe en cualquier momento
  3. API: Permitir que sistemas externos soliciten informes
  4. Chatbot: Acceso rápido desde Slack para necesidades urgentes

Ver Scheduler de Procesos para documentación completa de programación.

Monitorización de Procesos

Después de iniciar un proceso, monitorea su ejecución:

• Ver estado de ejecución en tiempo real
• Verificar logs y mensajes de error
• Rastrear duración de ejecución
• Comparar contra rendimiento histórico
• Configurar alertas para fallos

Ver Monitorización de Procesos para detalles (próximamente).

Sección de Soporte

Solución de Problemas

El formulario no acepta envíos:

1. Verificar que todos los campos requeridos estén rellenos
2. Revisar reglas de validación de campo en consola del navegador
3. Asegurar que el proceso no está pausado
4. Probar con diferentes navegador/dispositivo
5. Contactar soporte con ID del formulario

Las llamadas a API devuelven 401 No Autorizado:

1. Verificar que la clave API sea válida y no esté vencida
2. Verificar formato del encabezado Authorization
3. Asegurar que la clave tiene permisos correctos
4. Generar nueva clave si es necesario
5. Verificar restricciones de whitelist de IP

El chatbot no responde:

1. Verificar que el bot está añadido al canal
2. Usar formato de comando correcto
3. Verificar permisos del bot en el canal
4. Reiniciar conexión del bot
5. Verificar que el rol del usuario tiene acceso al proceso

El webhook no recibe notificaciones:

1. Verificar que la URL del webhook es accesible públicamente
2. Revisar configuración de cortafuegos/grupo de seguridad
3. Revisar logs de entrega del webhook
4. Verificar que el payload JSON se está analizando correctamente
5. Probar webhook con activación manual

Obtener Ayuda

Para problemas no resueltos por esta guía:

• Soporte por Email: help@heptora.com
• Comunidad Slack: Únete a nuestro espacio de trabajo de comunidad
• Documentación: Revisa la guía completa para temas relacionados
• Página de Estado: Verifica status.heptora.com para estado del servicio

Al contactar soporte, incluye:

• Nombre e ID del proceso
• Método utilizado (formulario/API/chatbot)
• Mensaje de error exacto o comportamiento inesperado
• Pasos para reproducir el problema
• Logs o capturas de pantalla relevantes

Preguntas Frecuentes

¿Puedo usar múltiples métodos de inicio para un proceso? Sí. Un único proceso puede activarse vía formulario web, API, chatbot, scheduler o activación manual simultáneamente.

¿Hay límites de velocidad en las llamadas a API? Sí. Los límites de velocidad estándar son 100 solicitudes/minuto por clave API. Contacta ventas para límites más altos.

¿Puedo personalizar las respuestas del chatbot? Sí. Personaliza mensajes de respuesta, texto de confirmación y plantillas de notificación.

¿Los envíos de formulario web requieren autenticación? Sí, a menos que hagas el formulario público. Los formularios públicos pueden accederse vía enlace compartido.

¿Puedo programar procesos iniciados vía API? No, las llamadas a API se ejecutan inmediatamente. Usa el Scheduler para ejecución basada en tiempo.

Recursos Relacionados

• Scheduler de Procesos - Ejecución de proceso basada en tiempo
• Monitorización de Procesos - Rastrear y monitorear ejecuciones
• Constructor de Procesos - Crear procesos automatizados
• Documentación de API - Referencia completa de API
• Guía de Integración - Conectar sistemas externos