Resultados de Ejecución

Cuando un robot de RPA finaliza su tarea, es fundamental interpretar correctamente los resultados. Heptora te mostrará tanto el estado general del proceso (si se completó o falló), como el resultado de cada acción individual (OK, KO o ERROR).

Los Tres Estados de Ejecución

Dentro de un proceso de RPA, especialmente en tareas que manejan listas de datos (como una tabla de Excel o un archivo CSV), cada línea o registro que el robot intenta procesar tiene un resultado propio:

✅ OK (Éxito)

Indica que la línea de datos se ha procesado correctamente. El robot completó todas las acciones programadas para ese registro sin encontrar ningún problema.

Ejemplo: Si el robot debía introducir datos de una fila en un formulario web, un resultado OK significa que la operación se realizó con éxito.

⚠️ KO (Error Controlado)

Señala que la línea de datos no se pudo procesar correctamente porque incumple una regla de negocio o ya cumple el objetivo. El robot sabe por qué falló, pero lo marca como KO ya que estos casos requieren intervención humana para verificar el dato y, si procede, corregir la información.

Características del KO:

El proceso general puede continuar con las siguientes líneas
Es un error esperado y controlado por las reglas de negocio
Requiere revisión manual de los datos
No indica un problema con el robot, sino con los datos de entrada

❌ ERROR (Error No Controlado)

Señala que la línea de datos no se pudo procesar correctamente por algún motivo desconocido. Por alguna razón, el robot no pudo completar su tarea para ese registro específico.

Características del ERROR:

El proceso general puede continuar con las siguientes líneas
Es un error inesperado no contemplado en las reglas de negocio
Puede ser causado por problemas técnicos o de conectividad
Puede requerir relanzar el proceso o intervención técnica

Ejemplo Práctico: Facturación

Imaginemos un proceso que parte de un Excel con facturas y las tiene que consultar en una web. Si figuran como “pendientes”, entonces hay que introducir los datos en el formulario de la web para su facturación.

Escenario Completo

Factura	Estado en Web	Datos Completos	Conectividad	Resultado	Motivo
FAC-001	Pendiente	✅ Sí	✅ OK	OK	Procesada y enviada correctamente
FAC-002	Pagada	✅ Sí	✅ OK	KO	Ya está pagada, no requiere acción
FAC-003	Pendiente	❌ No (falta NIF)	✅ OK	KO	Datos incompletos o formato incorrecto
FAC-004	Pendiente	✅ Sí	❌ Fallo	ERROR	La web no cargó en ese momento

Desglose de Resultados

✅ OK - Factura FAC-001

Se consultó en la web
Figuraba como “pendiente”
Se rellenó el formulario correctamente
Se envió a facturar sin errores
Acción: Ninguna, proceso completado

⚠️ KO - Factura FAC-002

Se consultó en la web
Figuraba como “pagada” (no cumple la regla de negocio)
Acción: Revisar manualmente si realmente está pagada o hay un error en el sistema

⚠️ KO - Factura FAC-003

Se consultó en la web
Figuraba como “pendiente”
Al intentar rellenar el formulario falta el NIF o tiene formato incorrecto
Acción: Corregir los datos en el Excel y relanzar solo esta factura

❌ ERROR - Factura FAC-004

Se intentó consultar en la web
La web no cargó por un problema de conectividad momentáneo
Acción: Relanzar el proceso o procesar manualmente esta factura

¿Por Qué Puede Fallar un Registro?

Causas Comunes de KO (Error Controlado)

Datos faltantes o incorrectos
- Campos vacíos requeridos
- Formato incorrecto (fechas, NIFs, emails)
- Valores fuera de rango permitido
- Caracteres especiales no permitidos
Reglas de negocio no cumplidas
- El registro ya fue procesado previamente
- No cumple con las condiciones establecidas
- Estado incompatible con la acción requerida
- Duplicados detectados
Validaciones fallidas
- Datos que no pasan verificaciones
- Inconsistencias entre campos relacionados
- Información desactualizada

Causas Comunes de ERROR (Error No Controlado)

Problemas de conectividad
- Caída momentánea de la red
- Timeout en la conexión
- Latencia elevada
Disponibilidad del sistema
- Sistema objetivo temporalmente no disponible
- Mantenimiento no programado
- Sobrecarga del servidor
Problemas de la interfaz
- Cambios inesperados en la web o aplicación
- Elementos no encontrados
- Tiempos de carga excesivos
Errores técnicos
- Problemas con permisos o autenticación
- Errores del servidor (500, 503)
- Recursos del sistema agotados

Dónde Consultar los Resultados

Heptora ofrece dos formas de consultar los resultados de tus procesos:

📧 Opción 1: Por Correo Electrónico

Por defecto, Heptora envía un email al usuario que inició la tarea (y a cualquier otro correo definido en el proceso).

El correo contiene:

Resumen rápido del estado general de la tarea
Desglose de las acciones individuales
Cantidad de resultados OK, KO y ERROR
Información del proceso ejecutado
Fecha y hora de ejecución

Limitaciones:

Solo ofrece una vista general
No incluye el detalle de cada línea específica
Información resumida para consulta rápida

🌐 Opción 2: Panel de Ejecuciones en la Web

Para un análisis más exhaustivo, accede al Panel de Ejecuciones dentro de la plataforma web de Heptora.

Características:

Historial completo de todas las tareas ejecutadas
Vista detallada de cada ejecución
Resultados específicos por línea/registro
Identificación precisa de qué líneas dieron KO o ERROR
Descripción del motivo del fallo
Solución propuesta por IA
Capacidad de filtrar y buscar
Exportación de resultados

Cómo acceder:

Inicia sesión en Heptora
Navega al Panel de Ejecuciones
Selecciona la ejecución que deseas revisar
Visualiza los resultados detallados de cada acción

Diferencia Clave: KO vs ERROR

Entender la diferencia entre estos dos tipos de fallos es fundamental para tomar las acciones correctas:

⚠️ KO - Error Controlado

Aspecto	Descripción
Naturaleza	Problema con los datos de entrada
Previsibilidad	Esperado, contemplado en las reglas
Causa	Datos incorrectos, incompletos o que no cumplen reglas
Solución	Corrección manual de datos o validación humana
Prevención	Mejorar la calidad de los datos de entrada
Responsable	Usuario o equipo de negocio

Ejemplo típico: Una factura con NIF incorrecto, un registro duplicado, un estado que no permite la acción.

❌ ERROR - Error No Controlado

Aspecto	Descripción
Naturaleza	Problema con la automatización o el entorno
Previsibilidad	Inesperado, no contemplado
Causa	Fallos técnicos, conectividad, disponibilidad
Solución	Relanzar proceso o intervención técnica
Prevención	Monitoreo, reintentos automáticos, alertas
Responsable	Equipo IT o soporte técnico

Ejemplo típico: Web que no carga, timeout de conexión, error del servidor, cambio en la interfaz.

Intervención Humana y Revisión de Fallos

¿Por Qué Revisar los Fallos?

La diferenciación entre OK, KO y ERROR existe para que sepas exactamente qué requiere tu atención:

Completitud del proceso: Asegurar que el 100% de los registros se procesen
Calidad de datos: Identificar problemas recurrentes en los datos de entrada
Mejora continua: Detectar patrones de fallos para prevención futura
Auditoría: Mantener registro de qué se procesó y qué no
Cumplimiento: Garantizar que no se pierde información vital

Flujo de Revisión Recomendado

1. Revisar el Resumen

Consulta el email de notificación
Verifica el número de OK, KO y ERROR
Identifica si hay un patrón

2. Analizar los KO (Errores Controlados)

Pasos:

Accede al Panel de Ejecuciones en la web
Identifica cada registro marcado como KO
Lee la descripción del motivo del fallo
Clasifica por tipo de problema

Acciones:

Datos incorrectos: Corrige el dato en el origen (Excel, CSV, etc.)
Regla de negocio: Valida si el registro realmente debe procesarse
Proceso manual: Completa la tarea manualmente para ese registro
Reporte: Si es un caso especial, documenta para referencia futura

3. Analizar los ERROR (Errores No Controlados)

Pasos:

Identifica la hora de los errores
Revisa si hay patrones (mismo horario, misma web, etc.)
Verifica la causa técnica

Acciones según la causa:

Fallo puntual (conectividad momentánea):

Relanza el proceso completo o solo los registros fallidos
Los registros con ERROR pueden procesarse correctamente en el reintento

Fallo sistemático (web caída, cambio en interfaz):

Contacta con el equipo de IT o soporte
No relances hasta que se resuelva el problema subyacente
Documenta el incidente

Fallo intermitente:

Configura reintentos automáticos si está disponible
Monitorea si se repite
Considera ajustar timeouts o tiempos de espera

4. Completar el Proceso

Para los registros que no se procesaron automáticamente:

Opción A - Corrección y Relanzamiento:

Corrige los datos problemáticos
Crea un nuevo archivo solo con los registros fallidos
Relanza el proceso con estos datos

Opción B - Proceso Manual:

Para cada registro KO/ERROR que no se puede relanzar
Completa manualmente la tarea
Documenta en tu sistema que fue procesado manualmente

Opción C - Descarte:

Si el registro no debe procesarse (KO válido)
Marca como revisado y descartado
Documenta el motivo

Buenas Prácticas

Revisión diaria
- Establece un momento del día para revisar ejecuciones
- No dejes acumular registros sin revisar
Documentación
- Mantén un log de problemas recurrentes
- Crea una base de conocimiento de soluciones
Comunicación
- Informa a los responsables de datos sobre KOs recurrentes
- Escala ERRORs sistemáticos al equipo técnico
Mejora continua
- Analiza patrones de fallos
- Propón mejoras en la calidad de datos de origen
- Sugiere validaciones adicionales en el proceso
Métricas
- Lleva registro del porcentaje de OK vs KO vs ERROR
- Establece objetivos de mejora
- Celebra las mejoras conseguidas

Reprocesamiento de Registros Fallidos

Cuándo Relanzar el Proceso

✅ Relanzar es útil cuando:

Los ERRORs fueron por fallos puntuales de conectividad
Se han corregido los datos que causaron KOs
El sistema objetivo ya está disponible
Han pasado solo unas horas desde el fallo

❌ No relances si:

Los KOs son por reglas de negocio válidas
Los datos siguen sin corregir
El problema técnico persiste
Ya han pasado días (puede haber duplicados)

Estrategias de Reprocesamiento

Opción 1: Relanzamiento completo

Ejecuta de nuevo el proceso con todos los datos
El robot procesará los que ya eran OK (verificar si esto causa duplicados)
Útil cuando hay muchos fallos puntuales

Opción 2: Relanzamiento selectivo

Crea un archivo solo con los registros KO/ERROR
Ejecuta el proceso solo con estos datos
Más eficiente y evita duplicados

Opción 3: Proceso híbrido

Relanza automáticamente los ERRORs
Procesa manualmente los KOs complejos
Combina lo mejor de ambos mundos

Preguntas Frecuentes

¿Un proceso con KOs y ERRORs se considera “fallido”?

No necesariamente. El estado general del proceso puede ser “Completado” aunque tenga registros individuales con KO o ERROR. El proceso hizo su trabajo de intentar procesar todas las líneas. Lo importante es revisar y gestionar los fallos.

¿Los KOs y ERRORs se reprocesarán automáticamente?

No. Los registros que fallaron no se procesarán automáticamente en la siguiente ejecución. Debes intervenir manualmente corrigiendo datos (KOs) o relanzando el proceso (ERRORs puntuales).

¿Cuánto tiempo se guardan los resultados detallados?

Los resultados se mantienen en el Panel de Ejecuciones según la política de retención de tu plan. Generalmente, tienes acceso al historial completo durante varios meses.

¿Puedo exportar los registros con KO/ERROR?

Sí, desde el Panel de Ejecuciones puedes exportar los resultados detallados, incluyendo solo los registros que fallaron, para facilitar su corrección y reprocesamiento.

¿Cómo puedo reducir el número de KOs?

Los KOs se reducen mejorando la calidad de los datos de entrada:

Implementa validaciones previas en los archivos origen
Capacita a los usuarios sobre el formato correcto
Automatiza la generación de datos cuando sea posible
Crea plantillas con validaciones incorporadas

¿Cómo puedo reducir el número de ERRORs?

Los ERRORs se reducen con mejoras técnicas:

Configura reintentos automáticos para fallos puntuales
Mejora la robustez del proceso con esperas dinámicas
Programa ejecuciones en horarios de baja carga
Monitorea la disponibilidad de los sistemas objetivo

Resumen Rápido

Estado	Significado	Causa Típica	Acción Requerida
✅ OK	Procesado correctamente	-	Ninguna
⚠️ KO	Error controlado	Datos incorrectos o regla no cumplida	Corregir datos y revisar
❌ ERROR	Error no controlado	Fallo técnico o conectividad	Relanzar o contactar IT

¿Necesitas más ayuda?

Si esta guía no resolvió tu problema o encontraste algún error en la documentación:

Soporte técnico: help@heptora.com
Describe claramente el problema que encontraste
Incluye capturas de pantalla si es posible
Indica qué pasos de la documentación seguiste

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Instalación del Robot - Configura correctamente tu entorno
Panel de Ejecuciones (próximamente) - Guía completa del panel web